Tata Cara Mengindeks: Pengertian Indeks, Kegunaan, Syarat dan Peraturan Mengindeks

Secara umum, indeks memiliki tiga macam pengertian yaitu :
  1. Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat
  2. Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi, indeks film, buku deskripsi, judul film, subjek masalah atau nomor klasifikasi
  3. Indeks dalam pengertian kearsipan, merupakan petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali.
Kegunaan Indeks
Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas. Dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen.

Dalam dunia perkantoran, biasanya indeks yang digunakan adalah sebagai berikut :
  1. Indeks numerik yaitu suatu daftar atau surat yang disusun menurut nomor kontrol atau disebut daftar inventarisasi
  2. Indeks subyek yaitu suatu daftar kata kunci yang disusun menurut abjad, sesuai dengan nomor kontrol yang berkaitan dengan surat.
Indeks berguna untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama yang dimasukkan dalam satu berkas. Selain itu indeks berfungsi sebagai sarana untuk penemuan kembali arsip.

Syarat dalam Mengindeks
Syarat-syarat dalam mengindeks adalah :
  1. Singkat, jelas dan mudah dimengerti
  2. Berorientasi pada kebutuhan pemakai
  3. Merupakan kata yang mudah dimengerti
  4. Diambil atau ditentukan dari isi surat
Bentuk indeks sebenarnya boleh saja berupa buku, tetapi dalam hal ini akan sukar dalam penambahan secara alphabetis. Karena itu, untuk memudahkan penyimpanan dan penambahan abjadnya dibuatlah dalam bentuk kartu. 

Setiap koresponden mempunyai kartu indeks masing-masing. Untuk file setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya, sedangkan untuk file surat menggunakan dua kartu indeks yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Umumnya kartu indeks terbuat dari karton manila berukuran 12,5 cm untuk panjang dan 7,5 cm untuk lebar.

Cara mengindeks surat atau dokumen dalam setiap sistem akan berbeda sesuai dengan sistem yang digunakan oleh kantor tersebut. Mengindeks yaitu memberi kode atau judul pada surat untuk kepentingan penyimpanan. 

Dalam hal ini, petugas harus dapat menentukan judul surat tersebut dengan membaca dulu surat tersebut dan melihat daftar klasifikasinya agar penentuan judul tersebut tidak salah. Dalam penentuan judul harus terinci dan lengkap.

Peraturan Mengindeks

1. Peraturan mengindeks nama orang

a. Nama orang Indonesia
Nama orang indonesia terdiri dari 2 macam, yaitu nama tunggal dan nama ganda. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu unit. Misal Arifin. Sedangkan nama ganda adalah nama yang terdiri dari 2 unit yaitu Dimas Nogroho.

Perhatikan peraturan mengindeks nama orang Indonesia :
  • Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis. Nama tunggal dalam urutan abjad mendahului nama tunggal lain yang sama. Singkatan yang mendahului kepanjangannya. Nama tunggal yang pendek mendahului nama tunggal yang lebih panjang
  • Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang
  • Jika nama yang diindeks menggunakan gelar, maka yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar ditempatkan pada unit terakhir. Bila gelarnya lebih dari satu, maka semua gelar ditempatkan menjadi satu unit pada unit terakhir.

b. Nama orang asing
  • Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama aslinya, kecuali nama orang china dan korea.
  • Nama orang eropa yang memakai tanda penghubung dianggap sebagai satu unit
  • Nama yang memakai awalan nama keluarga dalam mengindeks tidak terpisah dari nama keluarga sebagai unit pertama. Tetapi dalam memberi kode, awalan nama keluarga tersebut diabaikan.
  • Nama yang memakai seniority dalam indeks diletakkan pada unit terakhir

2. Peraturan mengindeks nama perusahaan atau organisasi
  • Untuk nama perusahaan, dindeks terlebih dahulu kata yang pentung, kemudian jenis badan hukum atau kegiatannya. Untuk perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatannya dipanjangkan terlebih dahulu, kemudian baru diindeks.
  • Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagaibagian dari nama tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit.
  • Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung seperti dari, dan, pada, dsb, tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempatkan diantara dua tanda kurung.
  • Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan seperti sekolah, akademi dan universitas diletakkan pada unit terakhir
  • Nama instansi pemerintah yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi terebut. Sifat organisasi, seperti departemen, kantor , jawatan, lembaga, bagian dan seksi ditempatkan di unit terakhir.
  • Nama organisasi/perhimpunan yang diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti perusahaan, perhimpunan, partai dan lain-lain ditempatkan di unit terakhir.

Pengertian Surat dan 7 Jenis Surat

Pengertian surat

Surat adalah suatu hal yang penting dalam kegiatan komunikasi perkantoran. Pengertian surat menurut Drs. I.G. Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran I, surat dapat diartikan dalam beberapa cara yang bisa disimpulkan sebagai media komunikasi yang berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya, baik berupa informasi atau pun untuk mendapatkan pengertian atau kerjasama kedua belah pihak.

Dari pengertian tersebut, surat melibatkan dua pihak utama yakni pengirim dan penerima. Ketika antara pengirim dan penerima terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan, maka terjadi surat-menyurat atau koresponden.

Jenis - jenis Surat

Surat dapat digolongkan dalam beberapa jenis menurut beberapa hal. Berikut ini adalah jenis – jenis surat dalam berbagai penggolongan.

1) Jenis surat menurut wujud surat

a. Surat biasa atau surat bersampul
Yang dimaksud sebagai surat biasa atau bersampul adalah jenis surat yang ditulis di atas kertas oleh pengirim, yang biasanya dimasukkan dalam sampul untuk kemudian dikirim pada pihak yang dituju.

b. Memo dan nota
Memo atau nota merupakan jenis surat yang digunakan secara intern pada suatu kantor atau organisasi. Penggunaan memo ini biasanya untuk mencari atau menyampaikan informasi serta petunjuk antar pejabat kantor dengan isi yang singkat dan padat.

c. Kartu pos
Kartu pos merupakan benda pos berupa kartu berukuran 10 x 15 cm atau 15 x 20 cm. Kartu pos digunakan ketika isi surat itu singkat dan tidak rahasia karena dapat langsung dibaca.

d. Warkat pos
Warkat pos merupakan jenis surat yang berwujud gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos biasanya digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isi warkat pos umumnya bersifat privat sehingga hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yang tercantum dalam alamat surat.

e. Telegram
Telegram merupakan jenis surat yang ditulis pada blanko telegram yang hanya berisi pokok-pokok singkat dari permasalahan saja.

f. Surat tanda bukti
Surat tanda bukti merupakan jenis surat yang berupa formulir yang digunakan sebagai tanda bukti keabsahan suatu aktifitas antar dua pihak. Contohnya termasuk kuitansi, faktur, tanda terima, dan sejenisnya.

2) Jenis surat menurut sifat isi

a. Surat pribadi
Surat pribadi yakni jenis surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat digolongkan dalam dua kelompok yakni surat pribadi yang bersifat kekeluargaan dan yang bersifat setengah resmi.

b. Surat dinas
Surat dinas adalah jenis surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga, baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta yang isinya menyangkut kedinasan dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakili. Surat dinas dapat digolongkan dalam dua kelompok yakni surat dinas pemerintah dan swasta.
3) Jenis surat menurut keamanan isi

a. Surat biasa
Surat biasa yakni surat yang isinya tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan apabila diketahui atau dibaca oleh orang lain.

b. Surat rahasia
Surat rahasia adalah jenis surat yang isi suratnya tidak boleh diketahui oleh orang lain, selain yang berhak, karena bisa jadi menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Surat jenis rahasia umumnya ditandai dengan RHS atau R.

c. Surat sangat rahasia
Surat sangat rahasia adalah jenis surat yang isinya terkait masalah yang sangat penting sehingga tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu saja yang memang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan terkait. Surat sangat rahasia biasanya diberi tanda SRHS atau SR pada sampulnya.

4) Jenis surat menurut proses penyelesaiannya

a. Surat biasa
Surat biasa tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan cepat atau segera, jadi jenis surat ini dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.

b. Surat segera
Surat segera memerlukan tanggapan atau proses penyelesaian dengan segera lebih cepat dari surat biasa, sehingga harus didahulukan.

c. Surat sangat segera
Dalam surat sangat segera, isi suratnya memerlukan tanggapan penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama sehingga penting untuk dijadikan prioritas utama.

5) Jenis surat menurut kegiatan

a. Surat intern
Surat intern adalah jenis surat yang yang ditujukan kepada lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri. Jadi, pengirim dan penerima ada dalam satu isntansi.

b. Surat ekstern
Surat ekstern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan di luar organisasi atau instansi si pengirim surat.

6) Jenis surat menurut sasaran yang dituju

a. Surat biasa
Surat biasa ini ditujukan untuk seseorang atau organisasi tertentu saja sesuai yang tercantum dalam alamat atau tujuan surat.

b. Surat edaran
Surat edaran ini isinya ditujukan untuk beberapa orang atau organisasi yang jumlahnya tidak terbatas.

7) Jenis surat menurut dinas pos

a. Surat biasa
Surat biasa dalam pengirimannya tidak perlu dikirimkan secepatnya, karena surat jenis ini tidak memerlukan tanggapan yang sesegera mungkin atau mendesak.

b. Surat kilat
Surat kilat isinya harus segera ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu. Jadi, surat ini harus mendapat balasan proses penyelesaiannya harus didahulukan.

c. Surat kilat khusus
Surat kilat khusus merupakan jenis surat yang dikirimkan lebih dahulu atau mendapat prioritas utama dalam pengirimannya. Surat kilat khusus biasanya dibuatkan resi khusus sebagai tanda bukti.

d. Surat tercatat
Surat tercatat merupakan jenis surat yang dikirimkan secara biasa, hanya saja terdapat tanda pengiriman yang dibuat oleh kantor pos.

e. Surat berharga
Surat berharga adalah jenis surat yang dapat dipercaya kebenarannya untuk membuktikan suatu keterangan tertentu. Contoh surat berharga dapat berupa sertifikat, akte, surat perjanjian dan sejenisnya.

Memahami Pengertian Pasar Beserta Fungsi, Ciri Struktur dan Jenisnya

Dalam kehidupan sehari –hari, kita akan kerap menemui kegiatan jual beli. Kegiatan jual beli yang paling banyak terjadi adalah di daerah pasar. Nah, kali ini, kita akan membahas mengenai pasar dan aktivitasnya. Hal –hal yang akan kita bahas kali ini meliputi pengertian pasar, fungsi pasar, ciri-ciri pasar, struktur pasar dan juga tentang jenis pasar. 


Pengertian Pasar Beserta Fungsi, Ciri Struktur dan Jenisnya


PENGERTIAN PASAR

Pengertian pasar secara umum dapat dilihat dari sisi etimologinya. Pasar berasal dari kata bahasa Jawa yakni ‘pasaran’, yang berarti lima hari. Dilihat dari sisi etimologi ini, pasar dapat dikatakan sebagai tempat terjadinya jual beli barang yang berlangsung dalam kurun waktu lima hari sekali, dan diadakan di tempat tertentu. Istilah pasar ini secara umum juga diartikan sebagai tempat jual beli barang kebutuhan sehari –hari.

Pengertian pasar juga dapat dipandang dari sisi ilmu ekonomi. Jika dilihat dalam artian sempit, pasar diartikan sebagai tempat pertemuan penjual dan pembeli untuk bertransaksi menentukan nilai harga dari suatu barang atau jasa. Meski demikian, pasar juga dapat menjadi tempat bertemunya penjual dan pembeli yang tidak secara langsung, seperti misalnya berupa pasar saham.

Dari sini, pasar juga dapat diartikan secara luas, sebagai suatu proses interaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli dengan tujuan menentukan harga keseimbangan. Dapat pula ditarik kesimpulan mengenai pengertian pasar sebagai proses bertemunya penjual dan pembeli, secara langsung maupun tidak langsung, guna melakukan transaksi barang atau jasa dengan tujuan menentukan harga keseimbangan sesuai penawaran dan permintaan yang berlangsung.


CIRI – CIRI PASAR

Ciri –ciri pasar dapat dikenali dari adanya beberapa hal berikut :
• calon penjual dan calon pembeli
• barang atau jasa yang akan diperjualbelikan
• interaksi antara penjual dan pembeli, dapat secara langsung dan tidak langsung
• proses permintaan dan penawaran yang dilakukan pihak pembeli dan penjual


FUNGSI PASAR

Fungsi Distribusi Produk
Yang dimaksud dengan kegiatan distribusi adalah menyalurkan barang atau jasa yang diproduksi pihak produsen kepada pihak konsumen. Pihak yang menjadi penyalur antara produsen dan konsumen inilah yang disebut sebagai distributor. Dalam hal ini, pasar berfungsi sebagai tempat distribusi produk.

Para penjual yang ada di pasar berperan sebagai distributor. Sebab, banyak dari mereka yang membeli barang dari para produsen untuk dijual kepada para konsumen yang banyak berdatangan di pasar. Tapi, penjual di pasar terkadang juga dapat bertindak sebagai distributor sekaligus produsen karena ada pula yang menjual barang hasil produksinya sendiri.

Fungsi Penepatan Harga / Nilai
Pasar menjadi tempat terjadinya interaksi antara penjual dan pembeli. Artinya, terjadi permintaan dan penawaran antara kedua belah pihak yang pada akhirnya menimbulkan kesepakatan dari harga kesetimbangan. Harga atau nilai yang dicapai dari interaksi tersebut merupakan hasil fungsi pasar sebagai tempat penetapan harga atau nilai barang atau jasa yang diperjualbelikan.

Fungsi Promosi
Di pasar, umumnya terdapat banyak konsumen yang berkumpul. Karenanya, pasar juga menjadi tempat yang sempurna untuk digunakan sebagai area promosi. Para produsen dapat melakukan promosi terhadap produk –produk mereka, terutama produk baru. Untuk lebih menarik minat konsumen, produsen dapat memberkan penawaran menarik seperti misalnya dengan pemberian potongan harga.

Fungsi Penyerapan Tenaga Kerja
Fungsi pasar sebagai tempat penyerapan tenaga kerja ini dapat terjadi karena untuk bisa berlangsung, pasar juga membutuhkan pihak –pihak lain selain penjual dan pembeli. Misalnya saja, untuk menjaga kebersihan, pasar membutuhkan bagian pembersihan sampah dan tukang sapu. Begitu pun dengan keperluan sarana transportasi seperti tukang ojek dan juga tukang parkir. Karenanya, pasar juga memiliki fungsi penyerapan tenaga kerja.


JENIS JENIS PASAR

Jenis jenis pasar dapat dibagi berdasarkan beberapa pengelompokkan, seperti berikut ini.

Jenis pasar berdasarkan wujud dan ketersediaan barang yang diperjualbelikan

A. Pasar Konkret (Pasar Nyata)
Pasar Konkret atau pasar nyata merupakan tempat para penjual dan pembeli dalam melakukan interaksi secara langsung atau bertatap muka, dengan ketersediaan barang atau jasa yang diperjualbelikan langsung dapat ditujukkan di tempat. Jadi, pasar ini memiliki wujud nyata yang dapat dilihat. Contohnya seperti pasar tradisional.

B. Pasar Abstrak (Pasar Tidak Nyata)
Pasar Abstrak atau pasar tidak nyata adalah tempat berinteraksi antara penjual dan pembeli yang dilakukan secara tidak langsung atau tanpa bertatap muka, dengan barang yang diperjualbelikan juga abstrak atau tidak dapat langsung dilihat maupun dimiliki. Contohnya adalah pasar modal dan pasar saham.

Jenis Pasar Berdasarkan Waktu Terjadinya
a. Pasar Harian, adalah pasar dengan aktivitas jual beli yang dilakukan setiap hari.
b. Pasar Mingguan, adalah pasar dengan aktivitas jual beli yang dilakuakn hanya satu kali saja dalam satu minggu.
c. Pasar Bulanan, adalah pasar dengan aktivitas jual beli yang dilakukan dalam wkatu satu bulan satu kali. Namun, sekali berlangsung, aktivitas jual beli dapat berlangsung lebih dari satu hari.
d. Pasar Tahunan, adalah pasar dengan aktivitas jual beli yang dilangsungkan setiap satu tahun sekali. Sedangkan lama waktu dari aktivitas di pasar tahunan ini bisa selama beberapa hari, beberapa minggu bahkan dapat pula lebih dari satu bulan.
e. Pasar Temporer, adalah pasar dengan aktivitas jual beli yang berlangsung hanya pada waktu tertentu saja dan terjadinya juga secara tidak rutin. Pasar seperti ini umumnya dibuka hanya untuk merayakan peristiwa tertentu saja, seperti bazar.

Jenis pasar berdasarkan luas jangkauannya
a. Pasar Lokal, adalah jenis pasar yang menjadi tempat interaksi jual beli di satu daerah atau wilayah tertentu saja. Pasar jenis ini juga sering disebut pasar daerah setempat.
b. Pasar Nasional, adalah pasar yang menjadi tempat interaksi antara penjual dan pembeli yang berasal dari berbagai daerah di dalam satu negara. 
c. Pasar Internasional, adalah pasar yang menjadi tempat terjadinya transaksi jual beli demi kepentingan masyarakat internasional.

Jenis pasar berdasarkan hubungannya dengan proses produksi
a. Pasar Output (Pasar Produk), merupakan suatu tempat terjadinya hubungan atau proses interaksi penjual dan pembeli untuk menentukan permintaan atau penawaran terhadap barang atau jasa hasil produksi perusahaan.
b. Pasar Input, merupakan jenis pasar yang di dalamnya menyediakan berbagai faktor produksi yang digunakan oleh pihak produsen untuk dapat menghasilkan barang atau jasa yang diinginkan. Pasar input terdiri dari pasar sumber daya alam atau tanah, tenaga kerja, modal, dan kewirausahaan.


STRUKTUR PASAR

Struktur pasar terdiri dari berbagai faktor, meliputi pembeli, penjual, dan produksi. Struktur pasar ini juga mempengaruhi bentuk pasar yang berdasarkan pada struktur pasar yang terbentuk. Struktur tersebut terbentuk berdasarkan pada jumlah pembeli, jumlah penjual, skala produksi serta jenis produksi. Berbagai faktor ini juga mempengaruhi tingkah laku serta kinerja pasar.


Adapun struktur pasar ini juga membentuk jenis –jenis pasar tertentu, yang meliputi :

1. Pasar Persaingan Sempurna
Untuk menjadi pasar persaingan sempurna, maka suatu pasar perlu memenuhi syarat –syarat pasar tertentu, yang berupa :
• Penjual dan pembeli jumlahnya banyak
• Terdapat barang atau jasa yang diperdagangkan dengan sifat yang homogen atau sama sifatnya antara yang ditawarkan oleh satu penjual dan lainnya.
• Penjual maupun pembeli dapat keluar masuk pasar dengan bebas.
• Informasi pasar yang beredar sifatnya sempurna. Dalam artian, para pedagang memahami karakteristik barang atau jasa yang dijual, serta pembeli pun juga memahami keadaan dan juga kualitas dari barang yang hendak dibeli sehingga para pedagang maupun pembeli tidak merasa tertipu.
• Harga yang terbentuk di pasar. Artinya, harga yang ditentukan merupakan hasil dari interaksi berdasarkan permintaan dan penawaran antara penjual dan pembeli untuk mencapai harga kesepakatan.

2. Pasar Persaingan Tidak Sempurna
Ada juga jenis pasar persaingan tidak sempurna yang merupakan bentuk pasar dengan karakteristik yang tidak lengkap atau tidak memenuhi satu atau lebih persyaratan untuk menjadi pasar persaingan sempurna. Pasar persaingan tidak sempurna ini juga terdiri dari beberapa jenis lagi, dengan ciri khas tersendiri, yang meliputi :

• Pasar Monopoli, adalah jenis pasar dengan hanya satu penjual saja yang menguasai peredaran barang di pasar. Jadi, kekuatan tertinggi dalam penawaran berada di tangan penjual. Penjual yang hanya satu pihak itu memiliki kekuatan cukup untuk langsung mengubah kondisi pasar melalui tindakannya karena tidak ada pesaing.

• Pasar Oligopoli, adalah jenis pasar dengan beberapa perusahaan yang menguasai pasar dengan hasil produksi atau jasa sejenis. Di dalam pasar oligopoli, persaingan barang atau jasa hanya terjadi pada beberapa perusahaan tadi saja. Jadi, para perusahaan akan bersaing untuk mengunggulkan produknya masing –masing, atau harga produknya demi menarik konsumen.

• Pasar Persaingan Monopolistik, adalah jenis pasar yang berada di tengah pasar monopoli dan pasar persaingan. Pasar ini tidak memiliki barang atau jasa yang sifatnya homogen sehingga tidak dapat menjadi pasar persaingan sempurna. Barang atau jasa yang ada tidak homogen atau beragam karena mempunyai perbedaan merk dengan harga dan kualitas yang juga berbeda.

• Pasar Monopsoni, adalah jenis pasar dengan hanya satu pembeli (tunggal) saja, sedangkan penjual yang tersedia ada banyak jumlahnya. Karena pembelinya tunggal, maka pembeli berperan dominan dalam menentukan harga atau nilai melalui permintaan dan penawaran yang terjadi. 

• Pasar Oligopsoni, adalah jenis pasar yang di dalamnya terdapat  beberapa orang pembeli atau lebih dari dua dengan banyak penjual atau produsen. Karena jumlah pembeli yang terbatas, maka pembeli memiliki peran yang lebih dominan sehingga dapat lebih mempengaruhi penawaran atau permintaan. 


Uraian di atas telah memberikan penjelasan atau gambaran yang cukup untuk memahami mengenai pengertian pasar, fungsi pasar, struktur pasar, ciri-ciri pasar dan juga jenis pasar. Semoga penjelasan tersebut dapat dipahami dengan baik oleh kawan –kawan dan dapat membantu proses belajar. Terima kasih telah mengunjungi website ini dan semoga artikel ini dapat memberikan manfaat.

Cara Menyusun Format Presentasi

Secara umum, format presentasi terdiri dari 3 bagian utama, yang meliputi bagian pembukaan, bagian, dan bagian penutup. Berikut penjelasannya.

a. Bagian pembukaan
Bagian pembukaan bertujuan untuk  mendapatkan perhatian audience, membangun kepercayaan diri, dan mempersiapkan audience. Oleh karena itu, isi dari bagian pembukaan ini harus menarik, sehingga audience tertarik dan siap menerima presentasi. Berikut adalah cara untuk membuat bagian pembukaan presentasi yang baik dan menarik, klik disini

b. Bagian isi
Bagian isi merupakan bagian terpenting dari presentasi, sedangkan bagian pembukaan dan bagian penutup merupakan sarana yang mendukung bagian isi. Pada bagian isi semua latar belakang, pokok pikiran, alasan-alasan, dan kesimpulan dikemukan.

Karenanya, bagian isi harus mempunyai struktur yang jelas, dengan urut-urutan pembahasan yang mudah dipahami, dan berusaha mempertahankan perhatian audience. Struktur isi presentasi yang harus diperhatikan yakni:

1) Penekanan struktur/format
Di dalam presentasi, format/struktur ini relatif sulit diidentifikasi. Untuk melihat struktur/format presentasi audience dapat menggunakan transisi. Transisi yaitu kata-kata atau kalimat-kalimat yang menghubungkan kalimat-kalimat atau bagian-bagian dalam presentasi.

Contohnya, untuk menghubungkan kalimat satu dengan kalimat lain dapat menggunakan kata sambung seperti: karena, oleh karena itu, lebih dari itu, kebalikan, namun demikian, atau akhirnya.

Sedangkan untuk menghubungkan paragraf satu dengan paragraf lain atau menghubungkan pokok pikiran satu dengan pokok pikiran lain dapat menggunakan transisi seperti: sekarang akan dibahas masalah A, pembahasan kita sekarang adalah B, selanjutnya akan dibahas, berikut ini adalah kesimpulan yang dapat diambil.

Dalam presentasi, setiap pergantian kalimat, paragraf, atau pokok pikiran perlu ditekankan hubungan antara satu dengan yang lain. Karena tidak semua audience mempunyai daya ingat yang luar biasa, sehingga tidak semua audience dapat mengulas apa yang telah dipresentasikan pembicara.
         
2) Urut-urutan bagian isi
Bagian isi harus mempunyai urutan yang jelas dan logis. Karena urutan yang jelas dan logis akan mempermudah audience dalam memahami presentasi.

3) Mempertahankan minat audience
Apabila pada bagian awal pembicara perlu menarik perhatian audience, maka pada bagian isi pembicara harus dapat mempertahankan perhatian audience. Perhatian pada bagian isi sangat penting, karena di sini ide-ide pokok presentasi disampaikan. Sedangkan pada bagian pembukaan, menarik perhatian dimaksudkan untuk “pancingan”, agar audience lebih dahulu tertarik dengan presentasinya.

Baca juga : Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Presentasi

Berikut ini beberapa patokan untuk digunakan dalam mempertahankan perhatian audience:

a). Menghubungkan topik presentasi dengan kebutuhan audience
Apabila pembicara dapat menghubungkan topik atau pokok pikiran presentasi dengan kebutuhan audience, maka dapat dipastikan bahwa audience akan memperhatikan pembicara. 

Karena audience mempunyai suatu kebutuhan tertentu, dan pada saat topik yang berhubungan dengan kebutuhan tersebut dikemukakan, maka mereka memandang akan dapat memenuhi kebutuhan tersebut. 

Contohnya, pembicara akan mempresentasikan masalah etika komunikasi di hadapan anak-anak remaja, maka pembicara menghubungkan topik yang dibahasnya dengan hubungan sosial anak-anak remaja.

b). Penggunaan bahasa yang jelas
Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan cepat membosankan audience. Demikian juga untuk penggunaan istilah khusus (jargon) yang hanya dipahami oleh kelompok tertentu. Oleh karena itu gunakan bahasa yang mudah dipahami atau yang “familiar”.

c. Bagian penutup
Bila telah sampai di bagian penutup, berarti semua ide pokok yang direncanakan disampaikan telah tersampaikan semua. Bagian penutup ini harus terstruktur, sehingga audience memahami ide pokok yang disampaikan.
Pada bagian ini pembicara juga harus memperhatikan tiga hal berikut ini :

1) Meringkas pokok pikiran
Sebelum presentasi ditutup, pembicara harus mengulang pokok pikiran yang telah dijelaskan pada bagian isi. Maksud pembuatan ringkasan pokok pikiran ini lalu membacanya adalah untuk mengingatkan kembali tentang isi presentasi, sehingga audience memahami secara jelas isi dan maksud presentasi.

2) Menggarisbawahi tahap selanjutnya
Secara umum tujuan presentasi bisnis adalah menginginkan audience untuk melakukan perubahan tertentu, seperti dalam hal sikap, perilaku, tindakan, nilai, dan kepercayaan. Oleh karena itu, pembicara harus menekankan tindakan yang harus dilakukan audience setelah presentasi berakhir. Tindakan yang diinginkan harus cukup jelas, sehingga audience memahami tugas/tindakan yang harus dilakukan dengan tepat.

3) Menutup dengan kesan yang baik
Penutupan presentasi perlu dilakukan dengan baik, sehingga menimbulkan rasa antusias dan meninggalkan kesan yang baik bagi audience. Untuk pesan-pesan yang bersifat informatif, menutup dengan nada positif lebih mudah dilakukan, karena di sini pembicara sifatnya hanya memberikan informasi.

Apabila pembicara menginginkan perubahan atau menginginkan audience melakukan sesuatu, di sini sifatnya sangat lemah. Berbeda dengan pesan yang bersifat persuasif, di sini pembicara lebih menginginkan audience untuk melakukan suatu perubahan atau tindakan. 

Sedangkan pesan yang bersifat instruktif, dengan jelas mengharuskan audience melakukan tindakan tertentu. Penutup dengan kesan positif/baik paling sulit dilakukan untuk pesan yang bersifat instruksi ini, karena mengharuskan audience melakukan tindakan tertentu.

Referensi:
Honiarti, Euis. 2004. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi SMK. Armico : Bandung.
Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi Yogyakarta : Yogyakarta.
Haryani, Sri. 2001. Komunikasi Bisnis. UPP AMP YKPN : Yogyakarta
Honiarti, Euis, dkk. 2009. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon SMK. Armico : Bandung

Pengertian Perseroan Terbatas (PT) , Kelebihan dan Syarat Pendirian PT

Pengertian Perseroaan Terbatas

Perseroan Terbatas (PT) adalah salah satu bentuk badan hukum perusahaan. Bentuk PT sangat banyak digunakan oleh para pengusaha, terutama pengusaha dengan modal yang besar. PT banyak digunakan karena badan hukum jenis ini memiliki banyak kelebihan jika dibandingkan dengan badan hukum lainnya.


Kelebihan PT antara lain:

(1) luasnya bidang usaha yang dapat dimiliki
(2) modal relatif besar karena melalui saham dari beberapa pihak/ orang
(3) kewenangan dan tanggung jawab yang dimiliki hanya sebatas kepada modal yang disetor.

Pengertian Perseroan Terbatas menurut undang-undang adalah: ”Badan hukum yang didirikan berdasarkan perjanjian yang melakukan kegiatan usaha dengan modal tertentu, yang seluruhnya terbagi dalam saham dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam undang-undang ini serta peraturan pelaksanaannya”.

Dari pengertian tersebut, ada beberapa hal-hal utama terkait PT, yakni:
1) Bahwa Perseroaan Terbatas merupakan suatu badan hukum perusahaan untuk melakukan suatu kegiatan.
2) Pendirian Perseroan Terbatas dilakukan atas dasar suatu perjanjian antara pihak-pihak yang ikut terlibat didalamnya.
3) Pendirian Perseroan Terbatas didasarkan pada kegiatan atau adanya usaha tertentu yang akan dijalankan.
4) Pendirian Perseroan Terbatas dengan modal yang terbagi dalam bentuk saham.
5) Perseroan Terbatas harus mematuhi persyaratan yang telah ditetapkan dalam undang-undang serta peraturan pemerintah lainnya.

Jenis Perseroan Terbatas terdiri dari, dapat terbagi ke dalam beberapa hal menurut kelompok-kelompok tertentu. 

(1) Jika berdasarkan pada segi kepemilikan, PT meliputi:

a) Perseroan Terbatas Biasa
Merupakan PT yang para pendiri, pemegang saham, dan pengurusnya adalah warga negara Indonesia dengan Badan Hukum Indonesia juga (dalam pengertian tidak ada modal asing).

b) Perseroan Terbatas Terbuka
Merupakan PT yang dirikan dalam rangka penanaman modal yang didalamnya, dimungkinkan apabila ada warga negara asing dan/ atau badan hukum asing yang menjadi pendiri, pemegang saham, dan/atau pengurusnya dari PT tersebut.

c) Perseroan Terbatas PERSERO
PT Persero merupakan PT yang dimiliki oleh pemerintah melalui Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Perseroan Terbatas jenis ini sebagian besar pengaturannya tunduk pada ketentuan tentang Badan Usaha Milik Negara. Perusahaan jenis ini kata persero umumnya ditulis di belakang nama Perseroan Terbatas tersebut. Contohnya PT Telkom (Persero).

Baca juga : Bentuk Bentuk Badan Usaha

(2) Jika dilihat dari segi statusnya, Perseroan Terbatas dibagi dalam:

a) Perseroan Tertutup
Perseroan Tertutup merupakan Perseroan Terbatas yang modal dan jumlah pemegang sahamnya memenuhi kriteria tertentu yang ditentukan oleh perusahaan. Secara sederhana, dapat dipahami kalau PT jenis ini tidak melakukan penawaran umum.

b) Perseroan Terbuka
Perseroan Terbuka merupakan bentuk perseroan yang modal dan jumlah pemegang sahamnya memenuhi kriteria tertentu tetapi perseroan ini pun melakukan penawaran umum secara terbuka, yang tetap disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan di bidang pasar modal. Pemberian nama PT jenis ini biasanya disertai dengan singkatan “Tbk” dibelakan nama PT tersebut. Contoh: “PT Alam Suci Tbk”.

Perseroan Terbatas memiliki modal tertentu yang dipersyaratkan. Artinya, besarnya modal harus sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dalam praktiknya modal Perseroan Terbatas terdiri dari:

1) Modal Dasar (Authorized Capital)
Modal dasar merupakan modal yang pertama kali dan tertera dalam akta notaris pada saat PT tersebut didirikan. Misalnya PT Alam Suci Tbk didirikan dengan modal dasar Rp 2.000.000.000,- (dua miliyar rupiah) yang tentunya modal ini pun dalam bentuk saham.

2) Modal Ditempatkan atau Dikeluarkan (Issued Capita)
Modal ini merupakan modal yang telah ditetapkan atau dikeluarkan para pemegang saham. Besarnya modal ditempatkan minimal 25% dari modal dasar. Dari contoh di atas modal ditempatkan adalah sejumlah Rp 500.000.000,- (lima ratus juta rupiah) yang diperoleh dari 25% dikalikan modal dasar (Rp 2.000.000.000,-).

3) Modal Setor (Paid-up Capital)
Modal setor merupakan modal yang harus sudah disetor oleh pemegang saham yang jumlahnya sebesar 50% dari modal ditempatkan. Dari contoh di atas besarnya modal setor adalah Rp 250.000.000,- (dua ratus lima puluh juta rupiah) yang diperoleh dari 50% dikalikan modal ditempatkan (Rp 500.000.000,-).

Syarat Pendirian PT

Persyaratan untuk mendirikan Perseroan Terbatas harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan melalui prosedur yang berlaku pula. Tata cara mendirikan Perseroan Terbatas dan syarat-syarat yang harus dipenuhi, meliputi:

1) PT didirikan sekurang-kurangnya oleh 2 orang
2) Pendirian PT dituangkan dalam akta Notaris
3) Bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia
4) Mencantumkan perkataan ”PT” dalam Akta Notaris
5) Disahkan oleh Menteri Kehakiman
6) Didaftarkan berdasarkan Undang-undang Wajib Daftar Perusahaan
7) Diumumkan dalam Berita Negara
8) Memiliki modal dasar sekurang-kurangnya Rp 20.000.000,- (dua puluh juta rupiah)
9) Modal ditempatkan sekurang-kurangnya 25% (dua puluh lima persen) dari modal dasar
10) Menyetor modal setor 50% dari modal ditempatkan pada saat perusahaan didirikan.

Demikian juga bagi Perseroan Terbatas yang mengalami suatu perubahan maka, sesuai undang-undang diharuskan untuk :
1) Mencantumkan nama, maksud, dan tujuan kegiatan perseroan
2) Perpanjangan jangka waktu perseroan
3) Peningkatan atau penurunan modal
4) Perubahan status perseroan terbatas dari tertutup menjadi terbuka atau sebaliknya.

Untuk perusahaan berbentuk Perseroan Terbatas hal-hal yang perlu diteliti adalah keabsahaan dari Perseroan Terbatas tersebut. Pendirian suatu Perseroan Terbatas harus dibuatkan Akta Notaris, kemudian didaftarkan di Pengadilan Negeri untuk memperoleh pengesahan sehingga kemudian dapat diberitakan dalam lembaran negara.

Di dalam akta pendirian harus dicantumkan nama-nama pendiri, komisaris, direksi, bidang usaha, dan tujuan perusahaan didirikan. Tugas peneliti adalah dengan mengecek langsung ke pihak-pihak yang berwenang dalam mengeluarkan dokumen atau ke departemen teknis untuk menilai keabsahan Perseroan Terbatas tersebut.

Hal-hal yang perlu diteliti khususnya yang berkaitan dengan keabsahan Perseroan Terbatas adalah sebagai berikut:
- Akta Notaris
- Persetujuan Menteri Kehakiman
- Pendaftaran di pengadilan setempat
- Diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia (BNRI)

Hubungan Struktural dan Fungsional Pemerintah Pusat dan Daerah

Indonesia memiliki wilayah yang sangat luas. Wilayah yang luas ini tentu perlu dibagi –bagi agar lebih mudah penataan serta pengelolaannya. Daerah –daerah tersebut terbagi atas provinsi, kabupaten dan kota. Pada tingkat daerah inilah, terdapat pemerintahan daerah yang berada di bawah pemerintahan pusat. 

Adanya pemerintahan daerah ini dapat membuat kinerja pemerintahan pusat jadi lebih mudah. Sebab, Indonesia menganut asas otonomi sesuai dengan aturan dalam pasal 18 ayat (2) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Th 1945. Atas dasar aturan inilah, pemerintah menjalankan otonominya secara luas pada berbagai bidang, kecuali pada urusan pemerintahan pusat yang diatur undang –undang.

Adanya otonomi daerah dan peraturannya inilah yang menimbulkan adanya hubungan wewenang antara pemerintah pusat dan pemerintah daerah. Secara khusus, terdapat hubungan struktural dan fungsional pemerintah pusat dan daerah. 

Hubungan Struktural

Hubungan struktural adalah hubungan yang berdasarkan pada tingkat dan jenjang yang ada dalam pemerintahan. Pemerintah pusat adalah penyelenggara urusan pemerintahan pada tingkat nasional, sedangkan pemerintah daerah adalah penyelenggara urusan pemerintahan pada daerah masing –masing. 

Dalam menjalankan tugas pemerintahannya, pemerintah pusat bersama dengan DPRD menganut asas otonomi dan tugas pembantuan sesuai sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia. Pada penyelenggaraan urusan pemerintahan di tingkat nasional, terdapat pemegang kekuasaan tertinggi secara struktural, yang dijabat oleh presiden. 

Sedangkan penyelenggara urusan daerah secara struktural terdapat kepala daerah. Kepala daerah dapat menjalankan otoritas kepemerintahan daerahnya sesuai prinsip otonomi seluas –luasnya, dengan tetap menganut pada undang –undang pemerintahan daerah (yang terbaru adalah UU No 23 Tahun 2014).

Secara struktural, hubungan pemerintah pusat dan daerah ini diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2000. Berdasarkan peraturan tersebut, daerah memiliki kesempatan dalam membentuk lembaga-lembaga, sesuai dengan kebutuhan daerah masing -masing. 

Hubungan struktural pemerintah pusat dan daerah dapat digambarkan dalam bagan seperti berikut :

Struktur pemerintahan

Sistem Negara Kesatuan Republik Indonesia mempunyai dua cara yang mencerminkan hubungan antara pemerintah pusat dan pemeritah daerah. Hubungan tersebut, yakni sentralisasi dan desentralisasi.

Sentralisasi adalah pengaturan kewenangan yang ada pada pemerintah daerah, yang diserahkan pada pemerintah pusat agar dapat mengurusi urusan rumah tangganya berdasarkan prakarsa dan aspirasi dari rakyatnya, dalam kerangka NKRI. Di Indonesia, sistem sentralisasi seperti ini pernah diterapkan pada zaman kemerdekaan hingga masa orde baru.

Sedangkan desentralisasi merupakan istilah yang biasa digunakan dalam keorganisasian. Namun, dalam istilah kepemerintahan, desentralisasi secara sederhana berarti pengaturan kewenangan. Desentralisasi merupakan penyerahan kewenangan dari pemerintah pusat kepada pemerintah daerahnya, agar dapat mengurusi urusan rumah tangganya sendiri, berdasarkan pada prakarsa dan aspirasi dari rakyatnya sesuai dengan kerangka NKRI. 

Penerapan desentralisasi ini juga memunculkan adanya otonomi dalam pemerintahan daerah. Pelimpahan wewenang pada desentralisasi pada dasarnya berbeda dengan dekonsentrasi. Pada dekonsentrasi, pelimpahan wewenang dilakukan dengan cara pendelegasian wewenang kepada perangkat yang berada di bawah hirarkinya yang ada di daerah. Sedangkan pada desentralisasi, pelimpahan wewenang dilakukan melalui pendelegasian urusan kepada daerah otonom. 

Dalam pembagian fungsi, urusan, tugas, dan wewenang antara pemerintah pusat dan daerah, terdapat tiga faktor terkait fungsi yang mendasarinya. Yang pertama, adalah fungsi yang sifatnya berskala nasional dan berkaitan dengan eksistensi negara sebagai kesatuan politik, maka urusan tersebut diserahkan kepada pemerintah pusat.

Kedua, fungsi yang menyangkut pelayanan masyarakat yang perlu disediakan secara beragam bagi seluruh daerah, maka hal ini pengelolaannya dilakukan oleh pemerintah pusat. Ketiga, fungsi pelayanan yang sifatya lokal, melibatkan masyarakat luas dan tidak membutuhkan tingkat pelayanan yang standar, maka hal tersebut dikelola pemerintah daerah masing –masing dengan disesuaikan terhadap kebutuhan dan kemampuan daerah masing-masing.

Hubungan Fungsional

Hubungan fungsional merupakan hubungan yang didasarkan pada fungsi masing-masing pemerintahan, yang saling mempengaruhi dan saling bergantung satu sama lain. Hubungan kewenangan antara pemerintah pusat dan daerah pada dasarnya saling melengkapi satu sama lain.

Hubungan tersebut, sesuai dengan visi, misi, tujuan dan fungsi masing –masing pemerintahannya. Visi misi kedua lembaga pemerintahan tersebut adalah untuk melindungi dan memberi ruang kebebasan pada daerah untuk dapat mengelola dan mengurus rumah tangganya sendiri, sesuai dengan kondisi dan kemampuan daerahnya.

Sedangkan tujuan pemerintahan tersebut adalah untuk melayani masyarakat secara adil dan merata pada berbagai aspek kehidupan. Fungsi pemerintah pusat dan daerah sendiri adalah sebagai pelayan, pengatur, serta pemberdaya masyarakat. 

Hubungan wewenang antara pemerintah pusat dan pemerintah daerah baik di tingkat provinsi, kabupaten, dan kota atau antara provinsi dan kabupaten serta kota ini telah diatur dalam undang-undang. Undang –undang tersebut dirancang dengan memperhatikan kekhususan dan keragaman daerah. 

Ada pun hubungan keuangan, pelayanan umum, pemanfatan sumber daya alam, dan sumber daya lain antara pemerintah pusat dan pemerintahan daerah, telah diatur berdasarkan undang-undang untuk dapat dilaksanakan dengan selaras.

Penyelenggaraan urusan pemerintahan pusat dan daerah, dibagi berdasarkan pada kriteri –kriteria tersendiri. Kriteria tersebut meliputi : eksternalitas, akuntabilitas, dan efisiensi yang dilakukan dengan memperhatikan keserasian hubungan antar susunan pemerintahan.  Sedangkan urusan pemerintahan yang merupakan kewenangan dari pemerintahan daerah, diselenggarakan berdasarkan kriteria tadi, atas urusan wajib dan urusan pilihan.

Terdapat pula kriteria ekesternalitas yang merupakan pembagian urusan pemerintahan yang ditentukan atas dasar dampak dan akibat yang ditimbulkan. Artinya, apabila dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan terdapat dampak nasional, maka hal tersebut menjadi urusan Pemerintah pusat. Apabila memiliki dampak regional, maka menjadi urusan Provinsi, dan yang berdampak lokal menjadi urusan Kabupaten/Kota.

Adapun kriteria akuntabilitas adalah penanggung jawab dari urusan pemerintahan yang ditentukan berdasar pada kedeketannya atau yang menerima langsung dari dampak atau akibat yang ditimbulkan. 

Aturan ini dibuat untuk menghindari klaim atas dampak atau akibat yang ditimbulkan. Hal ini juga sejalan dengan semangat demokrasi yakni pertanggungjawaban Pemerintah kepada rakyatnya.

Sedang kriteria efisiensi adalah daya guna dan hasil guna yang didapatkan. Artinya, apabila urusan pemerintahan tersebut dapat berhasil guna apabila ditangani atau diurus oleh Pemerintah pusat, maka hal tersebut menjadi urusan pemerintah pusat, dan demikian pula sebaliknya.

Urusan wajib yang merupakan kewenangan pemerintah daerah provinsi, kabupaten atau kota adalah urusan yang ada dalam skala provinsi, yang meliputi 16 urusan. Sedangkan urusan pemerintahan provinsi yang sifatnya pilihan. Hal ini meliputi urusan pemerintahan secara nyata yang berpotensi meningkatkan kesejahteraan masyarakat sesuai kondisi, kekhasan, dan potensi unggulan daerah dari yang bersangkutan.

Pemerintahan daerah dalam melakukan penyelenggaraan urusan pemerintahan juga mempunyai hubungan dengan pemerintah pusat dan dengan pemerintahan daerah lain. Hubungan antar pemerintah tersebut meliputi hubungan wewenang, keuangan, pelayanan umum, pemanfaatan sumber daya alam, dan sumber daya lain. 

Adapun hubungan keuangan, pelayanan umum, pemanfaatan sumber daya alam, dan sumber daya lain ini dilaksanakan dengan cara yang adil dan selaras. Hubungan wewenang, keuangan, pelayanan umum, pemanfaatan sumber daya alam, dan sumber daya lain ini juga menimbulkan hubungan administrasi dan kewilayahan antar susunan pemerintahan.

Indeks Dalam Menata Dokumen: Pengertian, Kegunaan, Syarat dan Contoh

Secara Keseluruhan, indeks memiliki tiga jenis pengertian. Antara lain sebagai berikut :
a. Secara Umum, indeks adalah alat bantu untuk menentukan suatu tempat.
b. Dari segi perpustakaan, indeks merupakan katalogisasi tentang judul buku, deskripsi buku, judul masalah, nomor klasifikasi serta penyusunan dalam penempatan buku sesuai dengan klasifikasinya.
c. Segi Kearsipan, indeks adalah petunjuk atau tanda pengenal untuk mempermudah dalam menentukan tempat penyimpanan arsip. Dengan demikian ketika kita memerlukan suatu arsip maka untuk mempermudah penemuannya, digunakannya indeks.


Kegunanaan Indeks

Indeks sangat berguna dalam hal penyimpanan arsip dunia administrasi. Keguanaan indeks antara lain sebagai berikut :
1. Untuk mengelompokan ataun menyatukan beberapa arsip atau dokumen yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama, untuk kemudian disatukan kembali ke dalam satu berkas yang sama.
2. Indeks sebagai media penemuan kembali arsip atau dokumen.

Syarat Mengindeks

Untuk mempermudah dalam melakukan pengindeksan suatu arsip, maka perlu diperhatikannya berbagai syarat dibawah ini, sebagai berikut :
a. Indeks harus singkat, jelas, dan mudah dipahami.
b. Menggunakan kata yang mudah dimengerti orang.
c. Mempunyai orientasi kepada kebutuhan pengguna.
d. Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut.

Mengindeks merupakan penentuan urutan berbagai unit atau bagian dari kata tangkap ( caption ) yang akan disusun berdasarkan abjad. Kata tangkap bisa berupa nama orang, nama badan usha, judul masalah, nama tempat, atau angka yang tergantung dari sistem penyimpanan yang digunakan dalam suatu instansi.

Kata tangkap merupakan tanda penganal ( ID ) dari suatu dokumen yang disimpan, sehingga kata tangkap digunakan berasarkan sistem penyimpanan yang digunakan oleh instansi.

a. Jika suatu instansi menggunakan  penyimpanan sistem abjad ( alphabetical filing system ), yang menjadi kata tangkap adalah nama orang atau nama badan usaha / lembaga / perusahaan / organisasi. Oleh sebab itu,yang harus diindeks adalah nama orang atau nama perusahaan.

b. Jika perusahaan tersebut menggunaan penyimpanan sistem subjek ( subjectical filing system ), yang menjadi kata tangkap adalah judul masalah atau subjek dari surat yang disimpan

c. Jika suatu instansi menggunakan penyimpanan sistem tanggal ( chronological filing system ), maka yang menjadi kata tangkap adalah tanggal surat dari suatu arsi atau dokumen yang disimpan.

d. Jika suatu instansi menggunakan penyimapanan sistem wilayah ( geographical filing system ), maka yang menjadi kata tangkap adalah nama tempat / daerah / wilayah dari surat yang disimpan.

e. Jika suatu instansi menggunakan penyimpanan sistem nomor ( numerical filing system ), maka yang menjadikan kata tangkap adalah nomor urut yang terdapat dalam buku arsip atau daftar klasifikasi yang tersedia.


Contoh mengindeks nama orang dan nama perusahaan.

Selain istilah yang kita kenal mengindeks atau kata tangkap, terdapat istilah lain dalam penataan dokumen yakni unit. Unit merupakan bagian terkecil dari kata tanggkap yang memiliki pengertian secara individual. Masing-masing dari unit dalam kata tangkap yang ditentukan oleh peraturan megindeks. Hal tersebut sangat penting dalam penyusunan urutan abjad yang berdasarkan kepada unit demi unit serta huruf demi huruf.

Nama orang terdiri dari 2 macam, yakni nama tunggal dan nama ganda ( lengkap ). Nama tungal merupakan nama yang terdiri dari satu unit. Misalnya : Arifin, Syarifuddin, dan Ramadhani. Sedangkan nama ganda ( lengkap ) adalah nama yang terdiri dari 2 unit atau lebih. Misalnya : Dimas Nugroho, Adinda Nur Aisyah, dan Muhammad Galih Prasetyo.

Penjelasan dari nama Muhammad Galih Prasetyo.
1. Muhammad adalah nama depan ( first name ).
2. Galih adalah nama tengah ( middle name ).
3. Prasetyo adalah nama akhir ( last name ).

Nama akhir bisa berupa :
1. Nama marga ( contoh : Nasution )
2. Nama keluarga ( contoh : Yudhoyono )
3. Nama ayah ( contoh : Ismail dalam nama Ratna Ismail )
4. Nama sendiri ( contoh : Aisyah dalam nama Siti Aisyah )

Nama    Indeks    Kode Abjad    Urutan Abjad
    Unit 1    Unit 2    Unit 3       
Adinda Nur Aisyah    Aisyah    Adinda    Nur    Ai    1
Prof. Dr. Agus Hermawan     Hermawan    Agus    Prof., Dr.    He    2
Aryo Wibisono    Wibisono    Aryo        Wi    3