Mengenal Bagian – Bagian Surat dan Cara Menuliskannya




Mengenal Bagian – Bagian Surat

1.    Kepala surat atau Kop Surat

Kepala surat hendaknya disusun dengan tata letak yang menarik dengan menggunakan kertas yang berkualitas baik. Di dalam kepala surat, dicantumkan identitas organisasi atau instansi yang bersangkutan, yang meliputi:
a.    Nama instansi, organisasi, badan, atau lembaga
b.    Alamat lengkap, kantor pusat maupun cabang
c.    Nomor kotak pos atau tromol pos
d.   Nomor telepon
e.    Nomor facsimile
f.     Alamat kawat dan nomor teleks
g.    Macam usaha atau kegiatan yang dilakukan
h.    Nama banker
i.      Lambang atau logo

Kepala surat berguna untuk menunjukkan nama dan alamat badan atau instansi dari organisasi yang mengirim surat, alat promosi bagi perusahaan, identitas perusahaan, serta memberikan keterangan tentang organisasi atau perusahaan.

2.    Nomor surat

Cara penomoran surat dapat bervariasi sesuai dengan pengkodean yang diatur oleh intern masing-masing organisasi / perusahaan. Umumnya nomor surat terdiri dari nomor urut, kode intern, bulan yang ditulis dengan angka Romawi atau angka Arab dan tahun pembuatan surat. Sebgai contoh, Nomor : 999/SK/IV/2015.
Kegunaan nomor surat yaitu untuk:
a.    Memudahkan penyimpanan  dan penemuan kembali surat sebagai arsip
b.    Mengetahui berapa jumlah surat yang telah dibuat atau dikirim dalam jangka waktu tertentu
c.    Menunjukkan sumber dalam hubungan surat menyurat
d.   Mempermudah pencatatan surat ke dalam buku agenda.

3.    Tanggal surat

Penulisan tanggal untuk surat dinas yang menggunakan kepala surat, tidak perlu diawali dengan nama kota. Sebab telah tercantum pada kepala surat, cukup ditulis tanggal, bulan dan tahunnya saja. Penulisan tanggal, bulan, tahun harus lengkap, dan tidak boleh disingkat. Contohnya penulisan 18 Feb 15 salah, seharusnya 18 Februari 2015.
Tanggal surat gunanya untuk mempermudah pencatatan surat ke dalam buku agenda, mengetahui kapan surat itu harus dibalas, dan memudahkan mengingat kembali surat yang diarsipkan.


4.    Lampiran

Lampiran adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan ke dalam surat. Contohnya brosur, daftar harga, faktur, fotokopi bukti pembayaran dan lain-lain. Surat yang memiliki lampiran memiliki dua kegunaan yaitu untuk menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya.
Penulisan notasi lampiran harus disesuaikan dengan bentuk surat yang dipakai. Ada dua cara penulisan lampiran yaitu:
a.    Untuk surat model resmi, notasi lampiran ditempatkan di sebelah kiri atas, di bawah nomor surat dan hanya menyebutkan jumlahnya. Contoh :
Lampiran            : 3 lembar
Lamp                  : Tiga lembar
b.    Dalam surat model blok, lampiran ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas. Jumlah lampiran diperinci jenisnya satu persatu. Contoh :
Lampiran            : 2 lembar faktur
Lampiran            :
(1)      2 lembar formulir
(2)      3 lembar kuitansi
(3)      1 lembar booklet

5.    Perihal / hal

Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk pada pembaca mengenai isi pokok surat. Pada surat dinas, perihal ditulis di bawah notasi lampiran, sedangkan pada surat niaga, perihal ditulis di bawah alamat surat. Contoh :
Hal         : Penawaran alat tulis kantor
Perihal    : Undangan rapat tahunan

6.    Alamat dalam / alamat tujuan

Penulisan alamat dalam harus jelas karena merupakan petunjuk langsung bagi penerima surat. Cara penulisan alamat tujuan:
Kepada pimpinan organisasi;
Yth. Direktur PT Jaya Brata
Jl. A Yani No. 99
Bogor 49999

7.    Salam pembuka

Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat secara teoritis bukan hal yang diwajibkan, namun salam pembuka berguna agar surat tidak terasa kaku. Misalnya Dengan hormat,

8.    Isi surat

Isi surat terdiri dari alinea pembuka, alinea isi dan alinea penutup. Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Contoh: “Sehubungan dengan surat Saudara No… tanggal…”
Alinea isi memuat uraian, penjelasan atau keterangan tentang isi pokok surat yang disampaikan kepada penerima surat. Isi surat harus singkat, jelas, dan sopan karena merupakan bagian yang sangat penting.
Alinea penutup berisi kesimpulan dan isi surat yang sesungguhnya. Pada bagian ini, penulis surat mengemukakan penegasan sesuatu, harapan atau imbauan, dan ucapan terima kasih. Contoh: “Kami menunggu kabar lebih lanjut, dan atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

9.    Salam penutup

Seperti pada salam pembuka, pemakaian salam penutup dalam sebuah surat pada dasarnya tidak diwajibkan, namun dengan adanya salam penutup dapat untuk menunjukan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerima surat. Misalnya “Hormat kami,”.

10.Nama organisasi / perusahaan yang mengeluarkan surat atau nama jabatan

Mencantumkan nama organisasi setelah salam penutup digunakan untuk surat-surat niaga. Sedangkan untuk surat dinas pemerintahan, maka yang dicantumkan nama jabatan dan juga nomor induk pegawai.
Contoh surat niaga:
Contoh Surat Dinas
Hormat kami,
CV Dewa Ruci

Kurniawan
Direktur
Kepala Biro Keuangan


Drs. Satria Nugraha
       NIP. ………………………..
                                               

11.Jabatan

Dalam surat niaga, penulisan nama jabatan umumnya diletakkan di bawah nama penanggung jawab surat. Hal ini karena pada surat niaga jarang yang mencantumkan nomor pokok anggota organisasi

12.Penanggung jawab

Dalam sebuah surat secara formal, orang yang berwenang menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut yaitu orang yang bertanggung jawab atas organisasi atau kegiatan yang dilaksanakan.

13.Tembusan

Surat menggunakan tembusan ketika salinan surat itu juga diberikan kepada pihak lain yang berkaitan dengan isi surat. Penulisannya diletakkan di bagian kiri bawah.
Contoh: Tembusan         : Kepala Bagian Pemasaran

14.Inisial

Inisial menunjukkan singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial biasanya dituliskan dengan huruf kapital untuk penulis surat dan untuk pengetik surat dengan huruf kecil.

Referensi:

Ø Astini, Titin dan Aah Johariah. Melakukan Prosedur Administrasi SMK. Cetakan Kedua. 2008. Bandung : CV. Armico.

Bagikan

Jangan lewatkan

Mengenal Bagian – Bagian Surat dan Cara Menuliskannya
4/ 5
Oleh