Alat- Alat Komunikasi Kantor




Mengenal Alat- Alat Komunikasi Kantor (Telepon, Faximile, Telepon Seluler, Skype)

I.                   Alat Komunikasi Kantor Telepon
Telepon adalah sebutan bagi alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara, terutama pesan yang berbentuk percakapan.
Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon yang memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.
Proses terjadinya komunikasi telepon secara teknis melalui tahapan-tahapan tertentu. Ketika gagang telepon diangkat, posisi telepon disebut off hook. Lalu sirkuit terbagi menjadi dua jalur, di mana bagian positifnya akan berfungsi sebagai Tip yang menunjukkan angka nol. Sedangkan pada bagian negatif akan berfungsi sebagai Ring yang menunjukkan angka -48V DC. Kedua jalur inilah yang kemudian memproses pesan dari sender (pengirim) untuk sampai ke receiver (penerima).
Agar dapat menghasilkan suara pada telepon, sinyal elektrik ditransmisikan melalui kabel telepon. Sinyal inilah yang kemudian diubah menjadi sinyal yang dapat didengar oleh telepon receiver.
Untuk teknologi analog, transmisi sinyal analog yang dikirimkan dari central office (CO) akan diubah menjadi transmisi digital. Angka-angka sebagai nomer telepon merupakan penggabungan antara nada-nada dan frekuensi tertentu yang kemudian dinamakan Dual-tone multi-frequency DTMF dengan satuan Hertz.
Hubungan utama yang ada dalam sirkuit akan menjadi on hook ketika dibuka. Dalam kondisi on hook atau ketika telepon penerima telah diangkat, lalu akan muncul getaran. Bunyi yang muncul di telepon penerima inilah yang menandakan telepon telah siap digunakan dan Anda pun bisa melakukan komunikasi.

II.                Alat Komunikasi Kantor Faximile
Faksimile atau yang biasa dikenal dengan faks, berasal dari kata 'fac simile' (make similar). Dalam bahasa latin, kata ini berarti membuat salinan yang sama dengan aslinya.
Dalam bidang yang lain, mesin faks juga dapat disebut telecopier. Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon untuk menghasilkan dokumen yang serupa dengan aslinya.
Menurut A.G. Pringgodigdo, mesin faks diartikan sebagai sebuah sistem transmisi tanpa kawat untuk gambar-gambar dan grafik-grafik yang dilakukan dengan cara mengatur sinar cahaya dan foto elektrik sel serta mengubah bagian gelap dan terang dari suatu bahan. Proses ini dilakukan agar dapat dipancarkan dalam suara. Selanjutnya, pesawat penerima akan mengubahnya kembali seperti aslinya pada kertas yang telah diolah secara ilmiah.
Selain mengirimkan dokumen, mesin faks juga mampu menghantarkan citra foto dengan fasilitas half tone. Mesin faks biasanya terdiri dari modem, mesin fotokopi, alat pemindai gambar, dan alat pencetak data (printer).
Proses kerja mesin faks hanya akan terjadi apabila penerima dan pengirim memiliki mesin faks. Prosesnya diawali ketika pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks. Selanjutnya, pengirim menekan nomor telepon mesin faks yang dituju.
Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang. Sinyal ini dilakukan dengan tanda-tanda yakni “0” untuk gelap dan “1” untuk tanda sinyal terang.
Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima faks lalu menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.
 Dengan adanya mesin faks, hal ini dapat membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat. Ketika mengirim dokumen ke tempat yang jauh, maka mesin faks akan mengirim lebih cepat dan spontan melampaui kinerja pengiriman surat melalui pos.
Namun, seiring perkembangan surat elektronik, ada kekurangan dari mesin faks yang membuat popularitasnya menurun. Ini karena untuk dapat menggunakan mesin faks, pengirim dan penerima harus sama-sama memiliki mesin. Mesin ini lah yang menjadikan penggunaan faks menjadi tidak fleksibel.
Hal ini telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang telah tersebar luas dan kini telah digunakan banyak orang.

III.             Alat Komunikasi Kantor Telepon Seluler
Telepon seluler (ponsel) atau telepon genggam (telgam) atau handphone (HP) merupakan perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang pada intinya sama dengan telepon konvensional saluran tetap. Hanya bedanya terletak pada tingkat fleksibilitasnya karena dapat dibawa ke mana-mana (portabel, mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel; wireless).
Saat ini Indonesia mempunyai dua jaringan telepon nirkabel yaitu sistem GSM (Global System for Mobile Telecommunications) dan sistem CDMA (Code Division Multiple Access). Telekomunikasi seluler Indonesia ini saat ini diatur oleh sebuah badan yang bernama Asosiasi Telekomunikasi Seluler Indonesia (ATSI).
Selain berfungsi untuk melakukan dan menerima panggilan telepon, ponsel umumnya juga mempunyai fungsi pengiriman dan penerimaan pesan singkat (short message service, SMS).
Kini sudah ada pula penyedia jasa telepon genggam yang menyediakan layanan generasi ketiga (3G) dengan menambahkan jasa videophone, sebagai alat pembayaran, maupun untuk televisi online di telepon genggam.
Sekarang, telepon genggam menjadi gadget yang multifungsi. Mengikuti perkembangan teknologi digital, kini ponsel juga dilengkapi dengan berbagai pilihan fitur, seperti bisa menangkap siaran radio dan televisi, perangkat lunak pemutar audio (MP3) dan video, kamera digital, game, dan layanan internet (WAP, GPRS, 3G).
Selain fitur-fitur tersebut, ponsel juga telah ditanamkan fitur komputer. Jadi hanya dengan menggunakan ponsel, seseorang bisa mengubah fungsi ponsel tersebut menjadi mini komputer. Di dunia bisnis, fitur ini sangat membantu para pebisnis untuk melakukan semua pekerjaan di satu tempat dan membuat pekerjaan tersebut diselesaikan dalam waktu yang singkat dan dengan cara fleksibel.

IV.             Alat Komunikasi Kantor Skype (Video Call)
          Skype adalah sebuah program komunikasi dengan teknologi P2P (peer to peer). Program ini merupakan program bebas (dapat diunduh gratis) dan dibuat dengan tujuan penyediaan sarana komunikasi suara (voice) berkualitas tinggi yang murah dengan mengandalkan saluran internet yang dapat digunakan oleh semua orang di berbagai belahan dunia.
Pengguna Skype dapat berbicara dengan pengguna Skype lainnya dengan gratis, menghubungi telepon tradisional dengan biaya (skypeOut), menerima panggilan dari telepon tradisional (SkypeIn), dan menerima pesan suara.
Keunggulan Skype antara lain :
1.             Komunikasi global dan lokal yang lebih ekonomis melalui suara atau konferensi video. Sebagai ilustrasi, pada tahun 2007 perbandingan menelpon ke Amerika dari Indonesia adalah Rp.6,640,-/ menit sedangkan dengan menggunakan skype, aktivitas ini bisa dilakukan dengan gratis (untuk sesama pengguna skype) dan berbayar bila skype digunakan untuk menelpon ke pesawat telpon genggam: Rp. 1,593/ menit atau pesawat telpon rumah: Rp. 423/ menit. Karenanya, komunikasi menjadi lebih murah dan terjangkau.
2.             Konferensi atau sambungan menggunakan skype bisa dilangsungkan antar pengguna (dua orang) sampai dengan lima pengguna sekaligus.
3.             Penggunaannya yang mudah. Untuk pengguna yang telah biasa menggunakan pengirim-penerima pesan instan internet, perangkat lunak skype akan dirasakan mudah. Pengguna hanya diharuskan untuk memiliki komputer dengan spesifikasi teknis tertentu, headset (yang memiliki mike dan speaker), serta sambungan internet.
4.             Kualitas suara yang lebih baik dibandingkan VoIP pendahulunya. Kegunaan dasar pembicaraan telepon melalui komputer di mana pun pengguna berada (dengan koneksi internet) secara gratis.

Referensi:
Honiarti, Dra. Euis. 2004. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi SMK. Armico : Bandung.

Wursanto, Drs. Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi Yogyakarta : Yogyakarta.

Haryani, Sri. 2001. Komunikasi Bisnis. UPP AMP YKPN : Yogyakarta.



Bagikan

Jangan lewatkan

Alat- Alat Komunikasi Kantor
4/ 5
Oleh