Persiapan dalam Membuat Surat Bisnis/ Surat Dinas




Bahan-Bahan dalam Pembuatan Surat

Dalam praktek membuat surat bisnis atau surat dinas, ada hal- hal yang harus diperhatikan dan dipersiapkan. Bahan- bahan yang harus dipersiapkan terlebih dahulu adalah kertas, tinta dan amplop. Bahan-bahan ini pun harus diperhatikan ketentuan dan standar yang digunakan.
Nah, berikut ini adalah keterangan mengenai masing-masing bahan surat tersebut.
1)               Kertas
a.    Jenis kertas
Kertas yang digunakan untuk menulis surat bermacam-macam jenis sesuai dengan kegunaannya masing-masing. Jenis kertas sesuai dengan kegunaannya yaitu sebagai berikut :
·      Kertas HVS dipakai untuk menulis surat asli yang sifatnya resmi
·      Kertas tipis atau doorslag dipakai untuk tembusan atau kopi surat-surat sebagai tanda bukti
·      Kertas stensil untuk menyusun surat dalam jumlah yang banyak, misalnya untuk surat edaran
·      Union skin yaitu kertas tipis dan kuat yang biasa digunakan untuk surat menyurat dengan luar negeri
·      Kertas segel dipakai untuk membuat macam-macam akta dan surat perjanjian.
b.    Ukuran kertas
Ukuran kertas yang digunakan tergantung pada panjang pendeknya surat dan ketentuan yang berlaku pada lembaga pembuat surat. Adapun ukuran yang biasa digunakan yakni sebagai berikut :
·      Kertas ukuran polio (21 x 33cm) digunakan untuk menulis surat yang isinya panjang.
·      Kertas ukuran kuarto (21 x 28 cm) digunakan untuk menulis surat yang isinya sedang atau pendek.
·      Kertas ukuran oktavo yaitu setengah kuarto dan polio digunakan untuk menulis memo dan nota.
·      Kertas sikmo yaitu untuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran inggris
·      Kertas ukuran A4 (29 x 21cm) digunakan untuk menulis surat dinas
·      Kertas ukuran A5 (15 x 21cm) digunakan untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional
·      Kertas ukuran A6 (10,51 x 21cm) digunakan untuk surat pengantar
·      Kertas ukuran A7 (7,4 x 10,5cm) digunakan untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional.
c.    Warna kertas
Untuk kertas sifatnya resmi pada umumnya menggunakan kertas yang berwarna putih kecuali tembusan. Maksudnya agar kelihatan berbeda, sedangkan surat-surat khusus seperti undangan, piagam dan sebagainya boleh menggunakan warna lain.
2)               Tinta
Warna tinta yang digunakan untuk menulis surat yang bersifat resmi pada umumnya hitam. Menggunakan warna lain kecuali warna merah, boleh saja asal warna jelas dan mudah dibaca.
3)               Amplop dan lipatan surat
a.    Amplop
Pemakaian amplop harus disesuaikan dengan ukuran dan jenis kertas surat yang digunakan, baik surat tersebut akan dilipat maupun tidak. Misalnya amplop persegi empat untuk ukuran kertas kuarto, amplop persegi panjang untuk kertas polio dan amplop berjendela untuk surat telegram.
Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :
                                                        i.            Banker yaitu amplop yang membuka bagian memanjang
                                                      ii.            Pocket envelopes yaitu amplop yang membuka bagian pendek
                                                    iii.            Window envelopes yaitu amplop berjendela dengan tutup kertas kaca
                                                    iv.            Aperture envelopes yaitu amplop berjendela tapi tidak menggunakan kertas kaca.
b.    Lipatan surat
Ada beberapa macam cara melipat surat yang harus diketahui oleh koresponden atau penyusun surat. Cara melipat surat harus disesuaikan dengan ukuran kertas yang dipakai serta kepentingannya.
Macam-macam lipatan surat misalnya:
                                                        i.            lipatan tunggal (single fold),
                                                      ii.            lipatan baku (standar fold),
                                                    iii.            lipatan baku rendah (low standar fold),
                                                    iv.            lipatan akordion (accordion fold),
                                                      v.            lipatan akordion rendah (low accordion fold),
                                                    vi.            lipatan Perancis (France fold),
                                                  vii.            lipatan baron (baronial fold),
                                                viii.            lipatan sejajar ganda (parallel double fold).

Referensi:
Dra. Titin Astini, Dra. Aah Johariah. Melakukan Prosedur Administrasi SMK. Cetakan Kedua. 2008. Bandung : CV. Armico.
Buku Modul Melakukan Prosedur Administrasi Bisnis dan Manajemen penerbit Yudhistira.



Bagikan

Jangan lewatkan

Persiapan dalam Membuat Surat Bisnis/ Surat Dinas
4/ 5
Oleh