Proses Pengarahan Surat Masuk

PENGARAHAN SURAT MASUK

Dalam proses pengurusan surat masuk, ada salah satu tahapan ketika surat sampai pada “Pengarah Surat”. Pada tahapan, ini pengarah surat melakukan distribusi surat yang telah disertai lembar disposisi dari pencatat surat.
Dalam tahapan pengarahan surat masuk ini terdapat hal-hal yang harus diperhatikan terkait hal dan sifat surat masuk yang hendak disampaikan. Pegarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam yaitu :
1.        Pengarahan surat masuk penting
2.        Pengarahan surat masuk biasa
3.        Pengarahan surat masuk rahasia

Berikut adalah keterangan mengenai masing-masing tipe pengarahan surat masuk yang ada.
1.      Pengarahan surat masuk penting
Surat masuk yang dikategorikan ke dalam surat masuk penting adalah golongan surat yang perlu untuk segera disampaikan. Dalam pengarahan surat masuk penting, dapat dilakukan melalui sebuah proses khusus.
Berikut ini digambarkan skema proses pengarahan surat masuk penting:
Gambar 1 :
Proses jalan surat masuk penting
proses pengarahan surat masuk penting

a      =          amplop berisi surat
b      =          surat
c1    =          Kartu I berwarna putih
c2    =          Kartu Kendali II berwarna kuning
c3    =          Kartu Kendali III berwarna merah
Keterangan :
1.      Surat diterima oleh penerima surat.
2.      Surat yang telah digolongkan ke dalam surat penting oleh pencatat, lalu dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga.
Semua kolom diisi oleh pencatat kecuali kolom ‘kepada
3.      Surat beserta dengan kartu kendali, disampaikan kepada pengarah surat.
4.      Pengarah surat mengadakan pemeriksaan, apakah pengisian kolom-kolom tersebut sudah benar.
5.      Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom ‘kepada’, dengan cara menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang akan menerima surat tersebut.
6.      Surat beserta kartu kendali C2 dan C3 (warna kuning dan merah) oleh pejabat, lalu diserahkan kepada pejabat pengolah surat melalui pengantar surat.
Kartu kendali C1 (Warna putih) tetap berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat control.
7.      Kartu kendali C2 dan C3 (warna kuning dan merah) oleh pengarah diparaf sebagai bukti surat sudah diterima.
Kartu kendali C2 (warna kuning) diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses).

2.      Pengarahan surat masuk biasa (Rutin)
Surat masuk biasa atau rutin terdiri dari surat- surat yang tidak tergolong, bukan surat rahasia dan bukan surat pribadi. Surat tersebut kegunaannya relatif singkat dan tidak perlu disimpan terlalu lama. Yang digolongkan ke dalam surat biasa, antara lain surat undangan dan juga surat pengumuman.
Berikut ini digambarkan skema proses jalan surat masuk biasa sebagai berikut:
Gambar 2 :
proses jalan surat masuk biasa Proses jalan surat masuk biasa 

Keterangan :
1.      Semua surat masuk (surat rutin/ biasa) diterima oleh unit penerima surat.
2.      Unit penerima meneruskan surat rutin/ biasa kepada unit penyortir beserta surat-surat yang lain.
4.      Unit penyortir meneruskan surat rutin/ surat biasa kepada unit pencatat.
5.      Unit pencatat membuka surat biasa/ rutin kemudian mencatatnya pada lembar pengantar surat rutin/ biasa.
6.      Unit pengarah meneruskan surat rutin/ biasa yang sudah terbuka kepada unit pengolah, dan unit pengolah menandatangani lembar pengantar dan mengembalikannya kepada unit pengarah.
7.      Unit pengolah memproses surat rutin/ biasa tersebut.

3.      Pengarahan Surat Masuk Rahasia
Surat yang digolongkan dalam surat masuk rahasia adalah jenis surat yang harus disampaikan kepada pimpinan (yang bersangkutan) dengan kondisi masih dalam keadaan tertutup, Surat semacam ini biasanya ditangani oleh pejabat atau petugas yang telah ditunjuk untuk menerima/ mencatat dan neneruskannya dalam keadaan tetap tertutup kepada pejabat atau pimpinan instansi yang berwenang menerimanya, sehingga surat tersebut tidak boleh dibuka oleh penerima surat atau hanya boleh dibuka oleh orang yang bersangkutan yang dituju oleh surat tersebut.
Berikut ini digambarkan skema proses pengarahan surat masuk rahasia sebagai berikut:

Gambar 3 : proses pengarahan surat masuk rahasia
Keterangan :
1.      Semua surat masuk (surat rahasia) diterima oleh unit penerima surat.
2.      Unit penerima meneruskan surat rahasia kepada unit penyortir beserta surat-surat yang lain.
3.      Unit penyortir meneruskan surat rahasia kepada unit pencatat.
4.      Unit pencatat membuka surat rahasia kemudian mencatatnya pada lembar pengantar surat rahasia
5.      Unit pengarah meneruskan surat rahasia yang sudah terbuka kepada unit pengolah, dan unit pengolah menandatangani lembar pengantar dan mengembalikannya kepada unit pengarah.
6.      Unit pengolah membuka, membaca kemudian memproses surat rahasia tersebut sampai selesai.

4.      Pengarahan surat masuk Pribadi.
Surat Pribadi adalah surat-surat yang ditulis atau dibuat oleh seseorang dan isinya menyangkut kepentingan pribadi atau masalah-masalah dan persoalan-persolan pribadi.
Surat pribadi tidak diproses seperti surat-surat lain (rahasia, penting, biasa) tetapi dapat langsung disampaikan kepada pribadi penerima surat sesuai dengan alamat dan tujuan surat



Referensi:
·      Dra. Titin Astini, Dra. Aah Johariah. 2008. Melakukan Prosedur Administrasi SMK. Cetakan Kedua. Bandung : CV. Armico.
·      Endang, Sri dkk. 2008. Modul Menangani Surat / Dokumen Kantor. PT Gelora Aksara Pratama.



Bagikan

Jangan lewatkan

Proses Pengarahan Surat Masuk
4/ 5
Oleh