Penataan Dokumen melalui Sistem Abjad

Mengenal dan Memahami Penataan Dokumen dengan Sistem Abjad



Dalam administrasi perkantoran, penataan dokumen merupakan hal penting untuk memperlancar kegiatan. Untuk penataan dokumen ini dapat dilakukan melalui 6 cara meliputi (1) sistem abjad; (2) sistem nomor; (3) sistem pokok permasalahan/subjek; (4) sistem wilayah; (5) sistem tanggal/ kronologis; dan (6) sistem campuran. Untuk kali ini, akan dijelaskan mengenai penataan dokumen dengan sistem abjad.

Penataan Dokumen Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Dalam penataan dokumen dengan sistem abjad penyimpanan arsip dilakukan dengan metode penyusunan yang didasarkan pada abjad. Sistem abjad umumnya digunakan untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama yang diambil berasal dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Dalam sistem abjad, diambil kata tangkap untuk menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption). Kata tangkap ini berguna  untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
Kata tangkap dapat berupa:
·      Nama orang
·      Nama perusahaan / organisasi
·      Nama tempat / daerah
·      Nama benda / barang
·      Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)

Cara Menentukan Ciri / Tanda pada Sistem Abjad

Untuk menentukan ciri / tanda pada sistem abad, dilakukan dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Untuk menentukannya, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yakni :

Indeks

Indeks merupakan sarana untuk menemukan kembali dokumen dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal. Tanpa pengenal tersebut lah yang dapat membedakan satu surat dengan surat lainnya. Tanda ini bisa diambil dari bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.
Penataan Dokumen melalui Sistem Abjad

Unit

Unit surat adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri. unit juga merupakan bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama merupakan judul / caption dari surat. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.

Kode

Kode merupakan suatu tanda atau simbol yang diberikan atau dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.

Koding

Koding merupakan kegiatan untuk memberikan tanda atau simbol pada arsip. Fungsi dari kode atau simbol adalah untuk menunjukkan isi yang terkandung di dalam arsip yang bersangkutan.

Prosedur untuk mengarsipkan surat dengan sistem abjad, dapat dilakukan dengan cara:
1)        Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
2)        Memeriksa surat, apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
3)        Menetapkan caption atau judul surat
4)        Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
5)        Membuat petunjuk silang
6)        Memberi kode surat
7)        Menyortir, dengan cara memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
8)        Menyusun menurut susunan abjad.
9)        Menyimpan arsip, dilakukan dengan cara menempatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsipkan surat dengan sistem abjad adalah:
·      Filling cabinet : lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide, yang gunanya untuk menyimpan dokumen serta surat-surat kantor. Filling cabinet umumnya mempunyai beberapa laci.
·      Folder : tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip. Bentuk folder umumnya adalah segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
·      Guide (petunjuk) : petunjuk dan pemisah antara folder-folder. Bentuk guide berupa segi empat dan berukuran sama dengan folder. Guide ini umumnya terbuat dari karton tebal.
Contoh koding dalam sistem abjad :
Ar        =  Agrohasil, PT ; Arumdanu, CV
As        = Astro, PT

Ba        = Bahamas Trans, PT

Bagikan

Jangan lewatkan

Penataan Dokumen melalui Sistem Abjad
4/ 5
Oleh