Penataan Dokumen melalui Sistem Perihal

Mengenal dan Memahami Penataan Dokumen dengan Sistem Perihal atau Sistem Subjek


Administrasi perkantoran menjadi hal penting yang harus dipahami demi kelancaran kegiatan admnistrasi di kantor. Salah satu bagian penting dalam administrasi perkantoran tersebut adalan proses penataan dokumen atau pengarsipan dokumen.
Secara umum, terdapat 6 cara penataan yang meliputi (1) sistem abjad; (2) sistem nomor; (3) sistem pokok permasalahan/subjek; (4) sistem wilayah; (5) sistem tanggal/ kronologis; serta (6) sistem campuran. Artikel ini secara khusus membahas tentang sistem penataan dokumen dengan sistem perihal.

Penataan Dokumen melalui Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal dalam penataan dokumen merupakan suatu cara penyimpanan dan penemuan kembali surat atau dokumen yang berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat atau dokumen tersebut.
Untuk melakukan penataan dokumen dengan sistem perihal, beberapa hal yang perlu disiapkan, yakni :

1)        Daftar Indeks

Daftar indeks merupakan daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan di seluruh kantor dimana penataan dokumen dengan sistem perihal diterapkan.
Berbagai masalah / hal - hal inilah yang kemudian diuraikan lagi sebagai dasar penataan arsip dokumen. Untuk hal – hal yang sifatnya pokok menjadi pembagian utama, sedangkan uraian hal disebut dalam pembagian pembantu. Jika uraian hal atau masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
Penataan Dokumen melalui Sistem Perihal

2)        Perlengkapan menyimpan surat

·      Filling Cabinet
·      Folder
·      Guide
·      Kartu kendali

3)        Pemberian kode surat

4)        Penyimpanan surat, yang dapat dilakukan dengan cara :

·      Membaca surat untuk mengetahui isi surat
·      Memberikan kode surat
·      Mencatat surat dalam kartu kendali

5)        Menyimpan kartu kendali.


Contoh penamaan dalam sistem perihal :

KU= Keuangan ; KP = Kepegawaian ; PM = Pemesanan, dll

Bagikan

Jangan lewatkan

Penataan Dokumen melalui Sistem Perihal
4/ 5
Oleh