Penataan Dokumen melalui Sistem Tanggal / Kronologis




Mengenal dan Memahami Penataan Dokumen dengan Sistem Tanggal (Kronologis)


Penataan dokumen atau pengarsipan dokumen merupakan suatu proses penting demi kelancaran administrasi kantor. Untuk itu, melakukan penataan dokumen dengan baik dan benar adalah hal yang penting pula atau bahkan wajib.
Untuk menata dokumen secara baik dan benar, dapat dilakukan dengan berbagai cara atau sistem. Sistem penataan dokumen ini secara umum terbagi dalam 6 macam cara yakni (1) sistem abjad; (2) sistem nomor; (3) sistem pokok permasalahan / subjek; (4) sistem wilayah; (5) sistem tanggal/ kronologis; serta (6) sistem campuran.
Pada pembahasan kali ini, secara khusus akan membahas mengenai sistem penataan dokumen dengan sistem tanggal atau sistem kronologis.
Penataan Dokumen dengan Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal atau sistem kronologis adalah sistem penyimpanan surat atau dokumen yang didasarkan pada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
Untuk melakukan sistem tanggal, terdapat beberapa hal yang perlu disiapkan, termasuk beberapa perlengkapan yang diperlukan seperti :
a)      filling cabinet
didepan laci dicantumkan judul “tahun”,
b)      guide
sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan,
c)      folder, dan
d)     kartu kendali.
Penataan Dokumen melalui Sistem Tanggal / Kronologis

Terdapat beberapa pembagian khusus dalam sistem tanggal, berikut adalah pembagian sistem tanggal :
a.    Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b.    Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c.    Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)

Susunan guide dan folder dalam filling cabinet pada sistem tanggal adalah sebagai berikut :
a.       Laci menggambarkan tahun
b.      Guide menggambarkan bulan
c.       Folder menggambarkan tanggal

Untuk proses penyimpanan surat pada sistem tanggal, langkah-langkah dalam penyimpanan surat yang harus dilakukan adalah :
a.       Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b.      Mencatat surat pada kartu kendali

c.       Menyimpan surat.

Bagikan

Jangan lewatkan

Penataan Dokumen melalui Sistem Tanggal / Kronologis
4/ 5
Oleh