Penataan Dokumen melalui Sistem Geografis / Wilayah




Mengenal dan Memahami Penataan Dokumen dengan Sistem Geografis / Wilayah


Proses penataan dokumen atau pengarsipan dokumen merupakan suatu bagian penting dalam administrasi kantor. Untuk itu, penting sekali mengenal dan memahami berbagai macam cara penataan dokumen ini.
 Penataan dokumen secara umum dapat dibagi dalam 6 macam cara berupa (1) sistem abjad; (2) sistem nomor; (3) sistem pokok permasalahan / subjek; (4) sistem wilayah; (5) sistem tanggal/ kronologis; serta (6) sistem campuran.
Artikel ini secara khusus membahas tentang sistem penataan dokumen dengan sistem wilayah atau sistem geografis.
Penataan Dokumen melalui Sistem Geografis

Penataan Dokumen dengan Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis atau wilayah merupakan sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Dalam sistem wilayah, surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota darimana surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini, surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, atau tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanan menurut sistem ini, perlu dikombinasikan dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Untuk melakukan penataan dokumen dengan sistem geografis atau sistem wilayah, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan yakni : filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.

Baca juga : Macam Sistem Penataan Dokumen Kantor

Penyimpanan surat berdasarkan sistem geografis ini juga perlu melalui prosedur tertentu berupa :
a.    Melihat tanda pembebas dalam surat, yang merupakan tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan dapat disimpan.
b.    Membaca surat
c.    Memberi kode surat
d.   Mencatat surat pada kartu kendali
e.    Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f.     Menyimpan surat
g.    Menyimpan kartu kendali

Contoh penataan dokumen dengan sistem geogorafis, memiliki penamaan misalnya: Surakarta
1.      Laweyan   : Karangasem, Jajar, Kerten, Purwosari, dan lainnya
Jebres  : Pucangsawit, Kentingan, dan lainnya

Bagikan

Jangan lewatkan

Penataan Dokumen melalui Sistem Geografis / Wilayah
4/ 5
Oleh