Cara Menyusun Surat Penagihan Piutang yang Telah Lewat Jatuh Tempo




Contoh Surat Penagihan yang Baik dan Santun


Dalam praktek perdagangan, seringkali barang yang diperjualbelikan tidak langsung dibayar lunas, melainkan pembeliannya dilakukan secara kredit atau hutang. Namun, tak jarang pula terjadi dengan bebagai alasan, si debitor tidak melakukan kewajibannya untuk membayarkan hutang ketika tanggal jatuh tempo pembayarannya sudah tiba.
Jika sampai lewat jatuh tempo pihak debitor tidak juga memberikan konfirmasi atas keterlambatannya dalam membayar hutan, maka upaya yang biasa dilakukan oleh perusahaan (kreditor) untuk mengatasi hal seperti itu antara lain dengan mengutus petugas bagian penagihan (colector) untuk datang langsung ke tempat debitor. Selain itu, pihak kreditor dapat juga mengirimkan surat penagihan.
Pada intinya, apapun upaya yang dilakukan oleh pihak kreditor ini pada dasarnya bertujuan agar piutang yang telah diberikan dapat diterima pembayarannya. Karenanya, untuk menagih atau mengirimkan surat penagihan pun perlu memperhatikan aspek aspek obyektifitas, etika, dan kesopanan.

Tahapan Pembuatan Surat Penagihan
Surat penagihan dapat dibuat dalam beberapa tahapan yang terkait pada penekanannya. Dalam artian, surat penagihan ini dibuat dengan merujuk pada status piutang dari debitur. Surat piutang tersebut dapat dibuat untuk piutang yang akan jatuh tempo atau piutang yang telah lewat jatuh tempo.
Berikut ini terdapat beberapa jenis surat penagihan yang biasa dibuat oleh perusahaan sebagai pihak kredit, antara lain :
a.         Tahap I - Surat penagihan yang bersifat mengingatkan debitor.
Surat penagihan untuk mengingatkan ini dikirimkan secara periodik kepada semua debitor dalam bentuk pernyataan piutang. Surat yang dibuat dapat dalam bentuk pernyataan saldo akhir, pernyataan satuan, atau pernyataan faktur yang belum dibayar.
b.         Tahap II - Surat tagihan yang bersifat menjelaskan.
Surat penagihan untuk menjelaskan ini biasanya dikirimkan kepada debitor piutang yang telah lewat tanggal jatuh tempo pembayarannya, sehingga debitor harus segera memenuhi kewajibannya yang telah melanggar ketentuan batas waktu.
c.         Tahap III - Surat penagihan yang bersifat teguran.
Surat penagihan teguran dikirimkan apabila tidak ada tanggapan dari pihak debitor terhadap surat tagihan tahap kedua. Dalam surat teguran ini biasanya disertai dengan sanksi bisnis.

Seperti yang telah disebutkan di atas, surat penagihan harus dibuat secara obyektif. Dalam artian, informasi mengenai piutang yang disampaikan kepada pihak debitor ini haruslah berasal dari sumber dari data atau dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Oleh karenanya, surat penagihan yang dibuat dengan dasar data kartu piutang maka terlebih dahulu harus diteliti kecocokannya dengan dokumen-dokumen yang terkait. Misalnya saja seperti dokumen faktur penjualan, memo kredit dan bukti penerimaan kas.

Contoh surat penagihan tahap II
Agar lebih jelas tentang tata cara pembuatan surat penagihan, maka dapat melihat pada contoh berikut ini. Berikut adalah surat penagihan yang di buat oleh PT Jaya Agung untuk PD Mentari Asia yang berisi tentang penjelasan mengenai piutang yang telah lewat jatuh tempo.




PT Jaya Agung
Jl. Raya Mutiara Emas, Bandung Kav C 11 Jawa Ba rat
-------------------------------------------------------------------------
08 Desember 2015

Kepada Yth,
PD Mentari Asia
Jl. Asia Afrika No 999
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Sesuai dengan pernyataan piutang yang kami kirimkan kepada Saudara tanggal 1 November 2015, perlu kami beritahukan kembali bahwa piutang kami pada Saudara yang telah jatuh tempo pembayarannya berjumlah Rp 95.000.000,00 dengan rincian sebagai berikut:
-  Faktur No 789 sebesar Rp 30.000.000,00 jatuh tempo tanggal 2 November 2015
-  Faktur No 678 sebesar Rp 65.000.000,00 jatuh tempo tanggal 5 November 2015
Keterlambatan pembayaran mungkin terjadi akibat kekeliruan, jika ada alasan lain, hendaknya Anda memberikan penjelasan kepada kami. Walaupun demikian, kami berharap pembayaran untuk piutang tersebut dapat segera kami terima.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Kepala Bagian Keuangan

Arti Ning Tyas, S.E.



Bagikan

Jangan lewatkan

Cara Menyusun Surat Penagihan Piutang yang Telah Lewat Jatuh Tempo
4/ 5
Oleh