Meeting Planning (Mempersiapkan rapat)

Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai aktivitas yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Salah satunya adalah menyelenggarakan rapat rutin.

Apa itu Rapat ?

Rapat adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara berkumpul atau berkelompok disuatu organisasi, perusahaan, dan instansi pemerintah yangbersifat formal atau non formal. Untuk mendapatkan keputusan yang saling menguntungkan berdasarkan persetujuan bersama.

Mempersiapkan rapat juga termasuk salah satu tugas seorang sekretaris, maka sekretaris harus menyiapkan segala kebutuhan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat, agar rapat dapat berjalan dengan lancar dan terorganisir dengan baik.


Persiapan yang diperlukan meliputi

1. Persiapan yang bersifat administrative

a. Undangan
Surat resmi yang dibuat bertujuan menginformasikan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara.Undangan resmi terdapat stempel dan tandatangan dari organisasi itu sendiri.

b. Materi
Materi dalam hal ini berisi tentang hal-hal yang akan dibahas dalam rapat. Bias berbentung lembaran, file dan benda. Materi rapat haru dibawa unruk memperlancar kegiatan rapat tersebut. Tanpa adanya materi maka rapat akan tersendat karena tidak tau hal apa yang akan dibahas.

c. Daftar hadir
Daftar yang memuat kehadiran seseorang dalam suatu acara.Dalam daftar hadir kita bisa mengetahui siapa yang hadir dan siapa yang tidak hadir dalam acara tersebut.
Contoh :

KOP PERUSAHAAN
---------------------------------------------------------------------------------------------------

DAFTAR HADIR
Rapat......................................

No.
Nama
Jabatan
Tanda tangan
1.
Naendra,MBA
Direktur Utama

1.

2.
Rumina
Kepala HRD

2.

3.
Ridwan
Kepala Produksi

3.

4.
Eko Suryono
Kepala Keuangan

4.

5.
Runi Sari
Notulis

5.


Tempat, tanggal/bulan/tahun rapat
Mengetahui,
Nama
Jabatan (Pimpinan Rapat)


2. Persiapan yang bersifat non administrative


a. Akomodasi
Akomodasi sangat penting dalam penyelenggaraan rapat, biasanaya kita menyediakan akomodasi untuk tamu atau peserta rapat yang penting dan berasal dari luar daerah. Tujuannya untuk memperlancar kegiatan rapat. Akomodasi yang akan disediakan anatara lain :

1. Hotel (Tempat penginapan)
Fasilitas ini disiapkan untuk tempat beristirahat bagi peserta rapat yang berasal dari luar daerah, jadi peserta rapat dapt mengikuti rapat dengan kondisi yang sehat.

2. Transportasi
Transportasi juga merupakan akomodasi, dengan menyediakan transportasi bagi peserta rapat, mereka tidak akan  kebingungan untuk berangkat menuju tempat rapat.

b. Ruangan
Ruangan rapat besar pengaruhnya terhadap konsentrasi peserta rapat saat rapat berlangsung, maka dari itu kita harus menyiapkan ruangan yang bagus dengan menata layout rapat, dekorasi ruangan rapat, tata cahaya dan barang barang yang diperlukan dalam rapat.

c. Makanan dan minuman
Makanan dan minuman merupakan fasilitas bagi peserta rapat, terkadanga rapat berjalan sangat lama maka untuk menjaga stamina peserta rapat disediakan adanya konsumsi rapat. Contohnya : snack, nasi, coffe, dll.

d. Dokumentasi
Dokumentasi diperlukan dalam rapat karena untuk mengabadikan proses berjalannya rapat. Dan sebagai bukti jika sudah menjalankan rapat.

Dalam rapat tentu saja harus ada peserta rapat untuk memperlancar suatu kegiatan rapat, dengan adanya peserta rapat maka rapat akan terorganisir dengan baik. Peserta rapat dapat menyampaikan pendapat-pendapat mereka dengan alasan yang berbeda. Maka dengan kondisi seperti ini kita bisa mempertimbangkan hasil kesepakatan rapat.
Peserta rapat terdiri dari :

1. Pimpinan Rapat
Pimpinan rapat dalam suatu perusahaan biasanya dipimpin oleh direktur utama, manager, atau EO dll. Pimpinan rapat bertugas untuk memimin jalannya rapat seperti moderator dalam rapat.

2. Notulis
Notulis dalam rapat biasanaya ditangani oleh sekretaris. Tugasnya adalah mencatat seluruh hasil rapat. Dalam hal ini biasanaya Notulis mencatat ringkas alur rapat dengan menggunakan tulisan steno yang membantu sekretaris dapat menulis dengan cepat. Akan tetapi diera globalisasi ini banyak notulis yang menggunakan IT untuk mempermudah dalam pencatatan hasil rapat, seperti menggunakan Alat perekam suara (Handphone, ..... dll)

3. Anggota rapat
Anggota rapat dalam suatu rapat berperan mengemukakan pendapat dan melaporkan segala informasi yang dibutuhkan saat rapat. Contohnya : Staff keuangan, Kepala HRD, Kepala kantor cabang dll.

4. Panitia Rapat
Berkaitan dengan Notulis maka ketika rapat sudah berakhir, notulis harus menyampaikan hasil rapat yang telah ditulis atau yag lebih kita tau dengan sebutan Notulen.
Notulen adalah isi ringkas dari jalannya rapat.


Contoh Notulen :

KOP PERUSAHAAN
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

NOTULEN
Rapat ........................

I.                   Hari/ Tanggal          :
Tempat                    :
Pimpinan Rapat       :
Notulis                     :
Jumlah Peserta         :
Hadir                        :
Tidak Hadir              :

II.                Susunan Acara
a.       Pembukaan
b.      Sambutan
c.       Penyamaian masalah rapat
d.      Tanggapan dan saran
e.       Kesimpulan/Keputusan rapat
f.       Penutup

III.             Risalah rapat
(Berisi tentang alur percakapan disuatu rapat, dalam satu acara memungkinkan terdapat banyak percakaan, misalnya di bagian “tanggapan dan saran “ memungkinkan terjadi banyak percakapan )

a.       Pembukaan
-          Bapak Naendra, MBA (Direktur utama) membuka rapat pada pukul 10.00 WIB.

b.      Sambutan
-          Bapak Naendra, MBA (Direktur utama) Memberikan sambutan mengenai topik rapat hari ini.

c.       Penyamaian masalah rapat
-          Ibu Rumina (Kepala HRD) Menyampaikan masalah kepegawaian yaitu, menurunnya tingkat produktivitas pegawai.
-          Dll

d.      Tanggapan dan saran
-          Bapak Ridwan (Kepala Produksi) menanggapai bahwa menurunnya semangan para pegawai menyebabkan tingkat produksi perusahaan menurun dari tahun sebelumnya.
-          Bapak Eko Suryono ( Kepala Keuangan ) mengatakan bahwa faktor utama penyebab menurunnya semangat pegawai adalah jumlah gaji yang diberikan masih sangat rendah, sehingga banyak pegawai yang tidak bersemangat untuk bekerja.
-          Ibu Rumina (Kepala HRD) menyarankan agar perlunya menaikan gaji karyawan sehingga bisa megembalikan kondisi perusahaan seperti semula.
-          Dll

e.       Kesimpulan
-          Bapak Naendra, MBA (Direktur Utama) menyimpulkan hasil rapat hari ini yaitu, gaji karyawan akan dinaikan 20% dari gaji sebelumnya.

f.       Penutup
-          Bapak Naendra, MBA (Direktur Utama) menutu rapat ada hari ini tepat pukul 11.00 WIB.


                                                                                                       Suarakarta, 13 Oktober 2016
Mengetahui,
Piminan                                                                                          Notulis



Naendra, MBA                                                                               Runi Sari

Bagikan

Jangan lewatkan

Meeting Planning (Mempersiapkan rapat)
4/ 5
Oleh