Membuat Panggilan Telepon




Seperti yang kita tau bahwa seorang sekretaris memiliki banyak tugas salah seperti, membuat surat, menyiapkan rapat, menyusun agenda kegiatan pimpinan, meyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan, mengurus arsip, mencari informasi yang dibutuhkan, menangani klien, dan yang tidak kalah peting adalah menangani telephone.

Menangani telephone berhubungan dengan penanganan pelanggan, karena sering pelanggan / klien yang menghubungi perusahaan kita melalui telephone untuk medapatkan informasi atau  membuat kontrak kerjasama. 


Maka dari itu kita harus memperlihatkan nama baik perusahaan kita. Kita haru menangani klien dengan baik, buat klien merasa puas terhadap pelayanan kita.

Bagi sekretaris sangat penting untuk mengetahui bagai mana cara yang tepat dalam menangani klien khususnya melalui telephone.

Dibawah ini berbagai persiapan yang harus sekretaris lakukan sebelum membuat pangggilan telephone. antara lain,

Persiapan bahan-bahan

Bahan-bahan yang harus dipersiapkan adalah alat-alat yang mendukung proses komunikasi melalui telephone.
a.    Pesawat telephone
b.    Kalendar
c.    Jam
d.    Alat tulis
e.    Lembar pesan telephone
f.    Block note

Persiapan Nomor telephone
Nomor telephone sangat penting ketika kita akan melakukan panggilan telephone, maka dari itu kita harus mempersiapkan nomor telephone terlebih dahulu, pastika bahwa nomor telephone yang akan kita tuju itu sudah benar.
Dalam mempersiapkan nomor telephone kita bisa melelui
1.    Yellow Book
2.    Buku telephone
3.    Kartu nama
4.    Daftar nomor di Handphone
5.    108, dll

Pelaksanaan dalam membuat panggilan telephone
1. Buatlah konsep bertelephone kedalam block note, tulis apa yang akan disampaikan saat bertelephone hl ini memudahkan kita dalam menyampaikan informasi kepada orang lain.

2. Angkat gagang telephone menggunakan tangan kiri, karena nantinya kita akan menggunakan tangan kanan kita untuk menulis pada saat kegiatan bertelephone berlangsung. Tekan nomor telephone yang akaaan dituju   dengan benar, tunggu ampai telephone tersambungkan.

3. Ketika telephone tersambung dan mendapat respon dari pihak lain, mulailah memperkenalkan identitas perusahaan, nama pribadi dan jabatan. Karena hal tersebut sangat penting supaya tidak terjadi salah paham.
Contohnya Kita adalah pihak ke-2
Pihak 1  : PT Mansyur Permai, selamat pagi ada yang bisa kami bantu?
Pihak 2  : Selamat pagi, dengan saya  Reni sekretaris PT Indo Mulyasan.
Pihak 1  : Ada yang bisa kami bantu, ibu?

4. Sampaikan maksud dan tujuan
Setelah memperkenalkan diri, sampaikan tujuan kita ketika bertelephone. Diharapkan informasi yang diampaikan jelas, singkat dan komunikatif supaya mudah dipahami.Apabila ada hal penting kita bisa mencatat dilembar block note.

Contohnya
Pihak 1  : Ada yang bisa kami bantu, bu?
Pihak 2  : Saya ingin berbicara dengan Bapak Iskandar Direktur Utama PT Mansyur
  Permai, apakah bapak iskandar ada ditempat?
Pihak 1  : Mohon maaf, apakah sudah membuat janji sebelumnya?
Pihak 2  : Belum, kami hanya ingin mengkonfrmasi ulang kedatangan Bapak Iskandar
  pada acara pameran mesin kantor terbaru minggu depan.
Pihak 1 : Baiklah ibu, saya akan sambungkan ke nomor bapak iskandar diruangannya,
silahkan tunggu sebentar.
Pihak 2  : Baiklah
Pihak 1  : permisi masih dengan ibu Reni ?
Pihak 2  : iya dengan saya sendiri.
Pihak 1  : Mohon maaf ibu bapak Iskandar sedang bertemu dengan klien nya dan tidak
bisa diganggu. Dan bapak Iskandar berpesan nanti akan menghubungi kembali pukul 15.00 WIB.
Pihak 2  : Baiklah tidak masalah, kami akan menunggu konfirmasi dari Bapak Iskandar

-    Pesan yang harus dicatat pada Block note adalah Bapak Iskandar menghubungi kembali pukul 15.00 WIB.

5. Mengakhiri Percakapan
Setlah kita menyampaikan maksud dan tujuan kita dengan jelas, kita bisa mengakhiri percakapan tersebut. Jangan lupa saat mengakhiri percakapan kita harus tetap sopan dan ramah. Ucapkan terimakasih dan salam. 

Jika kita yang menghubungi pihak lain terlebih dahulu maka setelah mengucapkan terimakasih dan salam kita bisa menutup telephone terlebih dahulu, tetapi sebaliknya jika kita yang menerima telephone kita harus menunggu telephone tersebut ditutup terlebih dahulu baru kita bisa menutup telephone.

Contohnya
Pihak 1  : Baiklah ibu, mungkin ada hal lain yang ingin disampaikan ?
Pihak 2  : Saya kira cukup, kami menunggu informasi dari Bapak Iskandar. Terimakasih
dan Selamat Pagi.
Pihak 1  : Terimakasih, Selamat Pagi.

6. Letakan gagng telephone pada tempatnya dengan hati-hati
Ketika meletakan gagang telephone kita harus menggunakan etika, letakan gagang telephone dengan hati-hati sehingga tidak menimbulkan suara.

percakapan untuk memperjelas ulasan diatas, simaklah percakapan bertelephone dibawah ini.

Contoh Percakapan telephone :
Anda seorang sekretaris PT Mulia Bakti, Jl. Iskandar Muda 7 Surakarta, pimpinan anda Bapak Tandrea, SE. Anda diminta mengubungi Bapak Mahendra, SE  Direktur PT Moderen Teknologi, Jl. Bukit Tinggi 12 Bali untuk mengkonfirmasi ulang Kedatangan Manager anda pada pameran Teknologi Internasional tanggal 22 Oktober 2016,pimpinan anda tiba pukul 10.00 WIB dengan pesawat GIA 667. Sampaikan juga bahwa pimpinan anda meminta dijemput dibandara.

Cs    : PT Moderen Teknologi, Selamat pagi. Ada yang bisa kami bantu ?
Rosa : Selamat pagi, saya Rosa sekrataris PT Mulia Bakti. Saya ingin berbicara dengan Bapak Mahendra, apakah bisa disambungkan?

Cs    : Mohon maaf, apakah sudah membuat janji sebelumnya?
Rosa : Belum, apakah disambungkan dengan Bapak Mahendra?
Cs    : Baiklah saya akan sambugkan kepada bapak Mahendra diruangannya, silahkan tunggu sebentar.
Rosa : Baiklah, terimakasih.

Cs    : Permisi, masih dengan ibu Rosa?
Rosa : Iya, dengan saya sendiri.

Cs    : Mohon maaf ibu Bapak Mahendra sedang bertemu dengan klien, apakah ada pesan yang ingin disampaikan?
Rosa : Baiklah, tolong sampaikan kepada Bapak Mahendra, bahwa saya atas nama Bapak Iskandar Manager PT Mulia Bakti ingin mengkonfirnasi kedatangan kami diacara pameran Teknologi Internsional pada tanggal 22 Oktober 2016 yitu pimpinan kami bersedia mengadiri undangn tersebut.

Cs    : Baiklah bu, akan saya sampaikan kepada Bapak Mahendra.Apakah ada hal lain yang ingin disampaikan?
Rosa : Iya, saya ingin menginformasikan bahwa pimpinan kami akan tiba di Bali pukul 10.00 WIB dengan pesawat GIA 667, kami meminta agar diatur penjemputannya dibandara.

Cs    : Baiklah ibu, akan saya sampaikan pesan kepada Bapak Mahendra bahwa Bapak Iskandara bersedia hadir pada acara pameran Teknologi Internasional pada tanggal 22 Oktober 2015, dengan pesawat GIA 667 tiba pukul 10.00 WIB dan meminta untuk dijemput di bandara.
Rosa : iya, terimakasih.

Cs    : Adakah nomor telephone yang bisa kami hubungi lebih lanjut, bu?
Rosa : Anda bisa menghubungi kami pada nmor 0271- 667-778-889.

Cs    : Baiklah akan saya ulang sekali lagi. Kami bisa menghubungi PT Mulia Bakti pada nomor 0271- 667-778-889 apakah sudah benar ?
Rosa : Sudah, Baiklah saya kira cukup. Terimakasih dan selamat pagi.
Cs    : Selamat pagi.

Bagikan

Jangan lewatkan

Membuat Panggilan Telepon
4/ 5
Oleh