Mengenal Bentuk - bentuk surat

Surat merupakan alat komunikasi secara tertulis, diera globalisasi ini keberadaan surat masih sering ditemui karena banyak organisasi, intansi pemerintah dan perusahaan swasta menggunakan surat untuk berkomunikasi. 

Meskipun diera globalisasi ini banyak perkembangan media social yang sedang menjamur dimana-mana, akantetapi surat masih sering digunakan. Karena dalmberkomunikasi menggunakan surat akan terlihat lebih formal dan menghargai.

Dalam berkomunikasi melalui surat banyak organisasi menggunakan format yang berbeda-beda dalam penyampaian informasi, hal itu digunakan sebagai ciri khas suatu organisasi/perusahaan.  Surat dari satu instansi dengan istansi yang lainnya berbeda.


Fungsi Surat

1. Sebagai media komunikasi tertulis
Dalam berkomunikasi dapat terjadi secara langsung dan tidak langsung. Komunikasi secara langsung tidak menggunakan media, hanya langsung bertemu bertatap muka dan menyampaikan informasi, akan tetapi komunikasi secara tidak langsung kita menggunakan media untuk menyampaikan informasi seperti penggunaan telephone, telegram, facsimile dan surat. Dengan menggunakan surat kita bisa berkomunikasi tanpa harus bertemu dan bertatap muka, karena informasi yang ingin kita sampaikan sudah tertulis didalam surat.

2. Sarana pemberitahuan
Kita bisa menyampaikan suatu informasi kepada orang lain dengan menggunakan surat, karena dengan surat penyampaian / pemberitahuan informai akan lebih jelas. Karena dengan informasi yang tertulis kita bisa membacanya kembali dan memahami informai tersebut apabila belum jelas terhadap informasi yang disampaikan.

3. Permintaan
Dalam dunia bisnis tak jarang surat digunakan sebagai sarana pemintaan informasi atau suatu hal. Contohnya surat niaga, didalamnya terdapat permintaan informasi mengenai produk atau jasa suatu perusahaan.

4. Alat bukti tertulis
Surat juga bisa dijadikan sebagai alat bukti tertulis dalam suatu perjanjian, misalnya surat penandatangan kontrak kerja, didalamnya tertulis mengenai aturan-aturan dalam melakukan kerjasama dan ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan apabila salah satu pihak melanggar dari ketentuan maka bisa terkena sanksi berdasarkan alat perjanjian tertulis yaitu surat penandatangan kontrak kerja.

5. Alat pengingat
Surat bisa dijadikan alat pengingat seseorang terhadap suatu informasi, misalnya kita mendapat surat mengenai undangan rapat, didalam undangan terdapat informsasi mengenai waktu, tempat, materi, dll dalam rapat. Terkadang kta lupa terhadapt informasi tersebut maka kita bisa membaca kembali surat tersebut dan kita akan ingat mengenai
informasi diadakannya rapat.

Jenis-jenis Surat

Berdsarkan dari segi bentuk, bahasa dan isi surat dibedakan menjadi tiga yaitu, surat pribadi, surat niaga dan surat resmi.

1. Surat Pribadi
Surat yang dibuat dan ditujukan untuk orang yang bersifat tidak formal, seperti surat menyurat antar keluarga, teman dan saudara.

Ciri-ciri :
a.    Tidak memiliki KOP surat
b.    Tidak menggunkan nomor surat
c.    Format surat bebas tidak pakem
d.    Penggunaan baha bebas, seperti bahasa sehari-hari
e.    Salam pembuka dan penutup bermacam-macam tidak formal

2. Surat Niaga
Surat yang dibuat oleh suatu perusahaan dan ditujukan oleh perusahaan lain dalam menjalin kerjasama, maka diperlukan bahasa yang baik.Contohnya surat penawaran, pesanan, dan penagihan.

Surat niaga dibagi menjadi dua yaitu :
a.    Surat Dinas
b.    Surat lamaran kerja

3. Surat Resmi
Surat yang digunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi.Contohnya surat undangan, surat edaran, surat pemberitahuan dll.

Ciri-ciri :
a.    Terdapat KOP dari suatu organisasi, bila ada.
b.    Menggunakan bahasa resmi.
c.    Format surat resmi.
d.    Terdapat stempel dan tandatangan resmi dari organisasi.
e.    Terdapat salam pembuka dan penutup yang lazim.
f.    Terdapat nomor, lampiran dan hal surat.

Dibawah ini beberapa contoh bentuk-bentuk surat yang sering diguakan disuatu organisasi, instansi pemerintahan atau perusahaan

(Block style)

PT KENCANA UNGU
Jl.Tiga Negeri No.132 Laweyan Solo 57148
Telp. 0271-714933 Faksimile 0271-729861
e-mail :  dawisha@yahoo.com

Nomor             : 012/CAP/PW/V-16                                                   17 Mei 2016
Lampiran         : -
Hal                   : Penawaran Batik


PT Rosalina Jaya
Jalan Kaliurang No.13 Km.3
Yogyakarta


Dengan Hormat,

Terimakasih atas surat permintaan daftar harga yang perusahaan Saudara kirimkan pada tanggal 14 Mei 2016. Tentu saja, kami merasa senang apabila dapat bekerjasama dengan perusahaan Saudara.

Untuk memenuhi permintaan Saudara maka kami melampirkan juga catalog kami yang terbaru. Di dalamnya, kami juga menjelaskan rincian penawaran mengenai potongan harga khusus dari  kami untuk  perusahaan Saudara.

Kami menunggu pesanan pertama Saudara. Kalau masih ada yang belum jelas mengenai produk kami, Saudara dapat menanyakan kami melalui nomor telephone atau facsimile yng tercantum pada kop surat.

Terimakasih atas kerjasamanya, semoga dapat terjalin dengan baik.



PT Kencana Ungu




Marisa Wirna, SE
Direktur Pemasaran


-------

(Semi block style)

PT ROSALINA JAYA
JlAN Kaliurang No.13 Km.3 Yogyakarta
Telp. (0274) 778677 Faksimile (0274) 778976
Website : http : // www.wilwatiktapt_bahana45.co.id

Nomor             : 546/WB/PS/V-16                                                       20 Mei 2016
Lampiran         : -
Hal                  : Pesanan Batik


PT Kencana Ungu
Jl.Tiga Negeri No.132 Laweyan
Solo


Dengan Hormat,

         Surat Saudara tanggal 17 Mei 2016 tentang penawaran batik telah kami terima denga baik. Setelah membaca catalog tentang produk batik tersebut  kami sangat tertarik dan  bermaksud untuk memesan beberapa produk batik dari perusahaan Saudara, antara lain sebagai berikut :

No    Diskripsi    Jumlah    Harga Satuan    Keterangan
1.    Hem Batik Katun Seno Sofie    12    Rp.      250.000,00,-    Motif garis tunggal
2.    Kemeja Batik Jalan Rimba    5    Rp.      300.000,00,-    Motif Daun
3.    Kemeja Batik tulis    10    Rp.      500.000,00,-    Batik Stilasi
Total    Rp.   9.500.000,00,-   

          Kami harap pesanan tersebut dapat kami terima  sebelum tanggal 30 Mei 2016, pembayaran akan kami lakukan setelah barang tersebut kami terima dengan baik dan kami harap Saudara memberikan potongan harga sesuai dengan penawaran Saudara.

         Terimakasih atas kerjasamanya, semoga dapat terjalian dengan baik


                                                                                               PT Rosalina Jaya



                                                                                              Naendra Jostafa, SE
                                                                                              Direktur


-------


(Indented style)

PT KENCANA UNGU
Jl.Tiga Negeri No.132 Laweyan Solo 57148
Telp. 0271-714933 Faksimile 0271-729861
e-mail :  dawisha@yahoo.com

Nomor                : 013/CAP/PW/V-16                                                   25 Mei 2016
Lampiran         : -
Hal                  : Pengiriman Barang


PT Rosalina Jaya
           Jalan Kaliurang No.13 Km.3
                   Yogyakarta


Dengan Hormat,
         Sehubungan denga surat Saudara tanggal 20 Mei 2016, kami ingin memberitahukan bahwa barang pesanan Suadara sudah kami kirim pada tanggal 24 Mei 2016.
          Untuk itu kami memohon agar saudara dapat segera melunasi pembayaran tersebut sesuai jumlah yang tertera yaitu sebesar : Sembilan juta lima ratus ribu rupiah dalam jangka 5 hari setelah barang diterima.
          Terimakasih atas kerjasmanya, semoga dapat terjalin dengan baik.


        PT Kencana Ungu



        Marisa Wirna, SE
        Direktur Pemasaran

-------


(Official style)                                                                                                                                                                               
PT ROSALINA JAYA
JlAN Kaliurang No.13 Km.3 Yogyakarta
Telp. (0274) 778677 Faksimile (0274) 778976
Website : http : // www.wilwatiktapt_bahana45.co.id

Nomor                : 547/WB/KP/V-16                                        28 Mei 2016
Lampiran        : -
Hal                  : Komplain


                                                                                                PT Kencana Ungu
                                                                                                Jl.Tiga Negeri No.132 Laweyan
                                                                                                      S O L O


          Surat Saudara tanggal 25 Mei 2016 tentang penagihan pembayaran sudah kami terima degan baik, dan kami akan segera melunasi pembayaran tersebut.
          Akan tetapi kami ingin menginformasikan kepada Saudara bahwa terdapat kerusakan pada produk batik yang kami terima antara lain sebagai berikut :
No.    Diskripsi    Jumlah    Keterangan
1.    Hem Batik Katun Seno Sofie    12    Terdapat Motif Batik dobel garis
2.    Kemeja Batik Jalan Rimba    5    Tidak ada gambar batik / polos
3.    Kemeja Batik Tulis    10    Tertukar Batik Kombinasi MM
        
         Padahal kami telah mengajukan komplain , namun sampai sekarang barang belum kami terima.
        Terkait masalah tersebut kami meminta agar perusahaan Saudara segera menyelesaikan  hal tersebut, kami harap produk batik yang rusak tersebut dapat diganti dengan produk batik yang bagus.

       Atas kerjasama dan pengertian Saudara kami ucapkan terima kasih.



                                                                                                PT Rosalina Jaya                                      



                                                                                               Naendra Jostafa, SE
                                                                                               Direktur
-------


(Block style)

PT KENCANA UNGU
Jl.Tiga Negeri No.132 Laweyan Solo 57148
Telp. 0271-714933 Faksimile 0271-729861
e-mail :  dawisha@yahoo.com

3 Juni 2016

Nomor                : 015/CAP/PW/V-16                   
Lampiran         : -
Hal                  : Balasan surat komplain


PT Rosalina Jaya
Jalan Kaliurang No.13 Km.3
Yogyakarta


Dengan Hormat,

Surat Saudara tanggal 28 Mei 2016 tentang keluhan kerusakan barang telah kami terima
Dengan baik. Kami juga dapat memahami keluhan yang Saudara sampaikan.

Terkait dengan maslah tersebut kami meminta maaf dan akan segera mengganti kerusakan tersebut, yaitu berupa :
No.    Diskripsi    Jumlah    Keterangan
1.    Hem Batik Katun Seno Sofie    12    Terdapat Motif Batik dobel garis
2.    Kemeja Batik Jalan Rimba    5    Tidak ada gambar batik / polos
3.    Kemeja Batik Tulis    10    Tertukar Batik Kombinasi MM

Dengan segala biaya ditanggung oleh pihak kami. Semoga kesalahan seperti ini tidak terjadi lagi.

Terimakasih atas kerjasama dan pengertian Saudara yang telah terjalin selama ini.


PT Cipta Asri Putra




Marisa Wirna, SE
Direktur Pemasaran

Bagikan

Jangan lewatkan

Mengenal Bentuk - bentuk surat
4/ 5
Oleh