Menjadi Sekretaris yang Profesional

Apa yang dimaksud dengan Sekretaris?

Sekretari adalah orang yang bekerja dalam suatu perusahaan, organisasi atau instansi pemerintah yang mengerjakan pekerjaan yang bersifat administrative. Serta mempermudah dan membantu pekerjaan pimpinan dikantor.

Karakteristik seorang sekretaris yang professional

1.    Memiliki kepribadian yang baik
Kepribadian yang baik sangat penting bagi seorang sekretaris karena sekretaris merupakan perwakilan suatu perusahaan. Kepribadian adalah seperangkat mental dan perilaku yang baik, maka dalam hal ini sekretaris harus menjaga etika nya dan perilakunya.

Etika merupakan sekumpulan aturan yang harus dipatuhi oleh seseorang, etika seseorang tidak dapat dilihat secara lagsung melainkan dirasakan contohnya kejujuran, bertanggung jawab, suka menolong, loyal, dll.

Perilaku adalah segala tingkah laku seseorang yang dapat dilihat secara langsung. Contohnya bahasa tubuh (body language).


Apabila seorang sekretaris tidak bisa menjaga kepribadiannya dengan baik otomatis bisa berdampak buruk untuk perusahaan dan diri sendiri.Untuk itu perlu seorang sekretaris untuk meningkatkan kepribadiaanya yang baik.

Contohnya :
a.    Bergabung disekolah kepribadian, disekolah kepribadian kita bisa belajar mengenai tata karma, etika, sopan santun, dan tak hanya itu disekolah kepribadian kita juga belajar bagaimana cara berjalan, cara makan dan minum dengan standard internasional (table manner), cara berkomunikasi dengan baik, cara duduk, dll.
b.    Membaca artikel atau buku tentang tata karma, dengan membaca artikel atau buku kita bisa menambah wawasan kita khususnya dalam meningkatkan kepribandian kita. 

2.    Menjadi brand image dalam suatu perusahaan
Jika seorang sekretaris bisa membuktikan bahwa dirinya bisa menjaga kepribadiannya didepan umum dan menjaga nama baik suatu perusahaan dapat diartikan bahwa sekretaris tersebut sudah professional, maka perusahaan berani menjadikannya sebagai brand image perusahaan.

3.    Menguasai perkembangan teknologi
Teknologi selalu berkembang dari waktu ke waktu, dan kita sebagai sekretaris harus mengikuti perkembangan teknologi untuk menunjang dalam penyelesaian tugas. Contohnya komputer, kita setiap hari selalu menggunakan computer untuk menyelesaikan tugas kita dikantor. Kita harus menguasai perkembangan computer dari versi yang lama sampai versi yang modern, maka kita bisa melaksanakan tugas lebih efektif dan efisien.

4.    Menguasai bahasa asing
Penggunaan bahasa sangat erat kaitannya dalam proses komunikasi, kita seorang sekretaris selalu berkomunikasi dengan orang lain seperti klien, pimpinan, college, dll. Maka sekretaris harus memiliki ketermpilan komunikasi yang baik dan penggunaan bahasa asing untuk berkomunikasi dengan klien kita.

Contohnya  terkadang klien kita berasal dari luar negeri tidak hanya dari dalam negeri untuk membina kerjasama yang baik kita harus memilki komunikasi yang baik dengan klien kita, mengatasi hal tersebut kita harus bisa berbahasa asing seperti bahasa Inggris karena bahasa inggris meruakan bahasa intenasional.

Bagaimana menjadi sekretaris yang professional?

1.    Memiliki managemen waktu yang baik
Managemen waktu yag baik sanat dibutuhkan bagi sekretaris mengingat sekretaris memiliki banyak tugas yang harus terselesaikan tepat waktu. Bagaimana memanage waktu yang baik?

a.    Buat Jadwal
Kumpulkan dan susun semua jadwal kegiatan maupun tugas kita, jadwal merupakan seluruh daftar kegiatan yang harus kita kerjakan dan selesaikan berdasarkan waktu yang tersedia.

b.    Tentukan skala prioritas
Skala prioritas merupakan daftar kegiatan yang berdasarkan tingkat kepentingannya, sesudah menyusun seluruh jadwal kegiatan, kita bias pilah seluruh tugas tersebut berdasarkan tingkat kepentingannya dan jangka waktu pengerjaannya.

b.1.    Jangka Panjang
Jangka panjang kita memiliki waktu yang banyak untuk menyelesaikan tugas kita sehingga kita bias berusaha membuat tugas kita selesai dengan sempurna.

b.2.    Jangka menengah
Jangka menengah, kita tidak memiliki waktu yang panjang dan tidak terlalu pendek dalam menyelesaikan tugas kita. Maka kita harus mengelola tugas kita secara baik.

b.3.    Jangka pendek
Jangka pendek kita memiliki waktu yang singkat dalam pengerjaannya, sehingga kita harus memanage waktu kita untuk menyelesaikannya.

c.    Tentukan target
Buatlah target, dengan adanya target kita dapat lebih termotifasi dalam mengerjakan tugas. Karena target adalah sesuatu ayang harus dicapai dalam suatu kegiatan.

2.    Menyelesaikan tugas tepat waktu
Kecepatan sangat penting bagi sekretris karena itu merupakan kualifikasi bagi seorang sekretaris. Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris dituntut menyelesaikan tugas secara tepat waktu.

3.    Memiliki ketelitian dan ketepatan dalam menyelesaikan tugas
Ketepatan dan ketelitian itu sangat penting, akan tetapi terkadang ketika kita menyelesaikan tugas dengan batas waktu yang sedikit kita akan tergesa-gesa dan mengakibatkan tugas kita tidak tepat atau banyak yang salah, maka sebelum tugas kita kumpulkan kepada pimpinan kita, kita harus teliti dan chek tugas kita dengan benar.

4.    Memiliki kepercayaan diri yang tinggi
Maindset atau sugesti yang bagus akan menciptakan sesuatu hal yang positif, begitu juga dengan kepercayaan diri yang bagus. Kita akan lebih yakin ketika kita melakukan suatu kegiatan.

Bagikan

Jangan lewatkan

Menjadi Sekretaris yang Profesional
4/ 5
Oleh